https://www.nik.gov.pl/kontrole/I/25/001/DLL/ (Politechnika Lubelska, fragmenty wystąpienia pokontrolnego NIK)
Ocena ogólna kontrolowanej działalności
NIK stwierdziła przypadki naruszenia ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, dotyczące ewidencji księgowej wartości niematerialnych i prawnych 6 . Polegały one na: nieujęciu w tej ewidencji zakupionych w 2021 r. praw majątkowych na łączną kwotę 2,2 mln zł oraz w 2023 r. aplikacji mobilnej (571,9 tys. zł); ujmowaniu w ewidencji 12 wnip (o wartości początkowej 319,8 tys. zł) spośród 30 badanych, pomimo ich niewykorzystywania lub upływu okresu, na który zostały zakupione; zawyżeniu wartości wnip w związku z ewidencją przedłużenia licencji (7 tys. zł); przyjęciu dla dwóch wnip niezgodnej z przepisami stawki amortyzacyjnej; ujmowaniu w księgach operacji gospodarczych dotyczących wnip na podstawie niezatwierdzonych dowodów księgowych; nieuzgodnieniu wartości odpisów amortyzacyjnych ujętych w ewidencji pomocniczej z kwotą tych odpisów ujętą na koncie księgi głównej i nieudokumentowaniu inwentaryzacji wnip na koniec 2020 r.
Nieudokumentowanie inwentaryzacji wnip na dzień 31 grudnia 2020 r.
Do kontroli nie przedłożono protokołu z inwentaryzacji wnip, o którym mowa w pkt IX ust. 6 Instrukcji inwentaryzacyjnej PL, zgodnie z którym wyniki inwentaryzacji potwierdzone muszą być na piśmie w formie protokołów weryfikacji podpisanych przez osoby dokonujące tej inwentaryzacji, zaakceptowanych przez kierownika jednostki. Według art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem, a zgodnie z art. 74 ust. 2 pkt 7 i ust. 3 tej ustawy, dokumenty inwentaryzacyjne powinny być przechowywane przez okres pięciu lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.
Kwestor poinformowała, że nie ma wiedzy, czy na dzień 31 grudnia 2020 r. sporządzono protokół weryfikacji wnip, ponieważ w PL pracuje od 1 czerwca 2021 r. Poprzednia kwestor poinformowała, że mając na uwadze znaczny upływ czasu od dnia zakończenia pracy w PL, nie może udzielić wyjaśnień w przedmiotowej sprawie. Rektor wskazał, że zgodnie z regulacjami wewnętrznymi obowiązującymi w PL przeprowadzenie inwentaryzacji wnip pozostaje w kompetencjach kwestora i stanowi element prac związanych z zamknięciem ksiąg rachunkowych oraz opracowaniem, na ich podstawie, sprawozdania finansowego Uczelni. Zauważył, że sprawozdanie takie zostało sporządzone za rok obrotowy kończący się 31 grudnia 2020 r., a 15 czerwca 2021 r. biegły rewident, który przeprowadził badanie tego sprawozdania wydał opinię bez zastrzeżeń i objaśnień o tym sprawozdaniu finansowym z konkluzją, cyt.: „Naszym zdaniem, załączone sprawozdanie finansowe (…) zostało sporządzone na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami rozdziału 2 ustawy o rachunkowości”, zatem w jego ocenie uzasadnia to konkluzję, że obowiązki w zakresie inwentaryzacji zostały w PL zrealizowane kompletnie i prawidłowo. Dodał, że nie są mu znane przyczyny braku przedłożenia protokołu z inwentaryzacji do kontroli NIK.
Wykazywanie w księgach rachunkowych wnip niewykorzystywanych w działalności Uczelni lub których okres możliwego wykorzystywania upłynął.
Z 30 wnip ujętych w ewidencji księgowej i przyjętych do próby kontrolnej (o łącznej wartości początkowej 873 376,47 zł), jedna wnip (7097,47 zł) stanowiła przedłużenie wcześniej przyjętej do ewidencji, a 12 (319 787,63 zł) nie było użytkowanych.
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości przez wartości niematerialne i prawne rozumie się, z zastrzeżeniem pkt 17, nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki. Według art. 4 ust. 3 pkt 3 tej ustawy rachunkowość jednostki obejmuje okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów
Kwestor wyjaśniła, że wnip nabywane przez PL przekazywane są w pieczę osób materialnie odpowiedzialnych za pole spisowe, na którym te składniki majątkowe są wykorzystywane. Jest to uzasadnione koniecznością zapewnienia bieżącego nadzoru nad składnikami majątku. Obowiązki osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie określa Instrukcja Inwentaryzacyjna. Mając na uwadze wielkość organizacji, jaką jest Uczelnia, dotychczas stosowano praktykę bieżącego zgłaszania przez osoby materialnie odpowiedzialne informacji o posiadaniu zbędnych lub nieprzydatnych składników wnip. Procedury weryfikacji realizowane po zakończeniu roku obrotowego miały ograniczony charakter i koncentrowały się na ustnych informacjach od użytkowników pól spisowych. Dodała, że uwzględniając całokształt opisanych powyżej okoliczności, można wnioskować, że dotychczas stosowane w PL procedury, z racji swej niedoskonałości, wymagają uszczegółowienia i sformalizowania. Poinformowała, że zgodnie z decyzją Rektora z 9 maja 2025 r. zastępca kanclerza otrzymał pisemne polecenie dokonania weryfikacji rzeczywistego wykorzystywania składników mienia, tj. m.in. wnip znajdujących się na stanie Uczelni. Podległa zastępcy kanclerza sekcja inwentaryzacji realizuje aktualnie procedurę weryfikacji posiadania wszystkich ujętych w ewidencjach składników wnip, polegającą na uzyskiwaniu od każdego użytkownika pola spisowego jednoznacznej informacji o tym, czy posiadane oprogramowanie jest użytkowane, czy nie. W kwestii ujęcia w ewidencji wnip przedłużenia licencji poinformowała, że do kwestury nie wpłynęły dokumenty, na podstawie których możliwe byłoby jej wykreślenie z ewidencji.
Prorektor wyjaśnił, że dotychczas w PL nie funkcjonowała praktyka zgłaszania przez użytkowników potrzeby wycofania oprogramowania, które przestało być użyteczne. W związku z tym planowane jest opracowanie stosownych procedur, które uregulują ten obszar i zapewnią pełniejszy cykl życia systemów – od zgłoszenia potrzeby, przez zakup i użytkowanie, aż po decyzję o ewentualnym wycofaniu.
Rektor wyjaśnił m.in., że statut, jako nadrzędny akt wewnętrzny regulujący bieżącą działalność Uczelni, jednoznacznie wskazuje, jakie osoby są odpowiedzialne za efektywne gospodarowanie powierzonymi składnikami majątkowymi – są to osoby, którym powierzone zostało mienie. Skala prowadzonej działalności, a także ilość składników majątkowych pozostających na stanie Uczelni, czyni praktycznie niemożliwym zapewnienie bezpośredniego nadzoru nad wszystkimi składnikami majątku rzeczowego i niematerialnego. Przekazanie go w zarząd użytkowników pól spisowych oznacza obdarzenie ich zaufaniem i oczekiwaniem, że w sytuacji, gdy posiadany przez nich majątek utraci cechy przydatności – zostanie to zgłoszone zgodnie z obowiązującym w Uczelni trybem wewnętrznym. W przypadku składników rzeczowych – zapewnia to spis z natury realizowany w cyklu 3-letnim (tj. częściej niż wynikałoby to z wymogów prawnych określonych w ustawie o rachunkowości). W przypadku składników niematerialnych proces weryfikacji realizowany jest w trybie zapytań, który obciążony jest subiektywizmem oceny udzielającego odpowiedzi, co do faktycznej przydatności danego składnika majątku i jego bieżącego wykorzystywania. Zauważył ponadto, że informacja w zakresie aktualnego stanu faktycznego wykorzystania mienia Uczelni, tj. m.in. wnip, dostępna będzie po zakończeniu trwającego procesu weryfikacji w tym zakresie, planowanego na 30 listopada 2025 r.
https://www.nik.gov.pl/kontrole/I/25/001/DLL/ (Uniwersytetu Medycznego w Lublinie, fragmenty wystąpienia pokontrolnego NIK)
Ujmowanie niejednolitych danych w protokołach z inwentaryzacji wnip.
Łączna wartość wnip wykazana w protokołach sporządzonych w związku z ich inwentaryzacją na 31 grudnia lat 2021-2023 była równa z wynikającą z ewidencji księgowej, zaś w protokołach sporządzonych na koniec 2020 r. i 2024 r. niższa od tej wartości o 514 670 zł
Kwestor wyjaśniła, że różnica w wartości wnip, ujętych w protokołach z inwentaryzacji sporządzonej na koniec 2020 r. i 2024 r., dotyczyła wnip, użyczonych przez Uczelnię jej jednostkom klinicznym. W protokołach sporządzonych na 31 grudnia lat 2021–2023 ujęto łączną wartość oprogramowania, znajdującego się na stanie UML oraz oprogramowania użyczonego. Rektor wskazał, że rozbieżności pomiędzy wartościami wnip, zawartymi w protokołach i wartościami ujętymi w księgach, wynikają z faktu, że na podstawie zarządzenia nr 124/2022 Rektora z 1 sierpnia 2022 r. zmieniającego zarządzenie nr 64/2018 Rektora w sprawie wprowadzenia „Instrukcji Inwentaryzacyjnej aktywów i pasywów w UM w Lublinie” z 30 maja 2018 r., protokoły inwentaryzacji za rok 2020 i 2024 obejmowały wnip potwierdzone w jednostkach UM, nie zaś użyczone i wydzierżawione. Fakt użyczenia wnip podmiotowi klinicznemu został potwierdzony w stosownych dokumentach – umowach. Ponieważ na bazie zawartych umów Uczelnia użyczyła przedmiotowe wnip, nie była ich użytkownikiem w momencie przeprowadzania inwentaryzacji, a zatem wnip nie zostały wykazane w sporządzonych protokołach inwentaryzacji. Weryfikacji prawidłowości stanu rzeczywistego tych składników majątkowych (wnip) dokonano przez porównanie go z odpowiednimi dokumentami źródłowymi lub wtórnymi wynikającymi z ewidencji księgowej – zgodnie z obowiązującą instrukcją.
NIK zauważa, że użyczenie wnip jednostkom klinicznym Uczelni trwało przez cały okres objęty kontrolą. W latach 2020-2025 (do 17 października) nie dokonano zmian zasad sporządzania protokołów z przeprowadzenia inwentaryzacji wnip, uzasadniających brak ciągłości przyjętych rozwiązań. Zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości46 przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.
