Wokół „15 stycznia” narosło wiele mitów, ale też bardzo nierozsądnych i całkowicie niezrozumiałych interpretacji. Ten wydawało by się niepozorny zapis ustawy o rachunkowości dotyczący inwentaryzacji – i mający 26-letnią historię – nadal przysparza ogromne trudności. Dlatego warto raz na zawsze rozwiać wszelkie wątpliwości.
Po pierwsze… przepis
Zapisy art. 26, ust. 3, pkt 1 ustawy o rachunkowości brzmią następująco:
„3. Termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1*, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację: 1) składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym”
*Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację (art. 26, ust. 1)
Po drugie… oczywistości
Nie ulega żadnej wątpliwości, że:
a/ przepis dotyczy tylko i wyłącznie inwentaryzacji przeprowadzanej „drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda”, nie ma zatem zastosowania dla weryfikacji z odpowiednimi dokumentami,
b/ przepis dotyczy inwentaryzacji przeprowadzanych corocznie – nie objętych uproszczeniem wynikającymi z art. 26, ust. 3, pkt 2 (zapasy co 2 lata) oraz art. 26, ust. 3, pkt 3 (środki trwałe i nieruchomości co 4 lata); co oznacza, że dotyczy tylko i wyłącznie: środków trwałych objętych spisem corocznie (czyli nie znajdujących się na terenie strzeżony, z wyłączeniem nieruchomości), zapasów objętych spisem corocznie (czyli nie znajdujących się na strzeżonych składowiskach i nie objętych ewidencją ilościowo-wartościową), a także należności.
Po trzecie… nieoczywistości
Ponadto warto wskazać, że
a/ art. 26, ust. 3, pkt 1 powszechnie uważany jest za uproszczenie, a zatem co do zasady nie powinien powodować… utrudnień
b/ art. 26, ust. 3, pkt 1 nie odnosi się do zakończenia wszystkich prac związanych z inwentaryzacją, tutaj graniczną datę określa art. 27, ust. 2 (t.j. – ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji)
Po czwarte… wątpliwości
Przez wiele lat namnożyło się wiele wątpliwości, co należy rozumieć przez pojęcie „zakończono”. Najpopularniejszymi interpretacjami są i były następujące:
– zakończenie 15 stycznia – a zatem zakończenie czynności związanych ze spisem z natury lub potwierdzeniami sald, do 15 stycznia następnego roku
– zakończenie 15 stycznia – a zatem zakończenie wszystkich czynności, w tym i rozliczenie inwentaryzacji, do 15 stycznia następnego roku
Obydwa te podejścia – aczkolwiek wielokrotnie wskazywane jako właściwe – wydają się jednak nieprawidłowe. Może zobrazować to prosty przykład.
Ustawa zezwala na wysyłkę potwierdzeń sald wg stanu na 31 grudnia. Oczywistym jest, że taka wysyłka nie może nastąpić 31 grudnia, teoretycznie pierwszym dniem mógłby być 1 stycznia. Ale to również wydaje się niemożliwe, gdyż wysyłka potwierdzeń sald może nastąpić dopiero po zaksięgowaniu ostatniego dokumentu związanego z rozrachunkami w danym miesiącu (tj. faktur, rachunków), a to może mieć miejsce nawet i… 25 stycznia.
Gdyby zatem stosować logikę wskazaną powyżej, to w pierwszym przypadku koniecznie trzeba by wysłać potwierdzenia do 15 stycznia (co oczywiście jest możliwe, aczkolwiek nie takie łatwe), a w drugim na 15 stycznia… otrzymać potwierdzenia sald od kontrahentów (że to się może udać to chyba wierzą tylko Ci, którzy nigdy nie przeprowadzali inwentaryzacji).
Po piąte… sami sobie szkodzimy
Przy inwentaryzacji środków trwałych przeprowadzanej raz w ciągu 4 lat (a zatem wynikającej z zapisów art. 26, ust. 3, pkt 3) nie ma obowiązku stosowania zapisów art. 26, ust. 3, pkt 1 (a zatem zakończenie do 15 stycznia…). To, że wielu osób uważa inaczej – no cóż – każdy ma prawo do swojej interpretacji. Ja jednak zwracam uwagę, że przy co 4-letniej inwentaryzacji środków trwałych obowiązuje nas uproszczenie trzecie, a nie pierwsze… (a słowo „zakończono, znajduje się w uproszczeniu pierwszym).
Jest jednak dużo bardziej niepokojące zjawisko – co do którego jednostki mają wpływ – sami zapisujemy bowiem w swoich instrukcjach, że zakończymy 4-letnią inwentaryzację do 15 stycznia… Co de facto oznacza, dokonaną przez nas wykładnię przepisu – dla nas niekorzystną.
Po szóste… pożywka dla kontroli
Treść przepisu, jego różne interpretacje, praktyka, a także niejednokrotnie nasze zapisy, powodują, że 15 stycznia jest ulubionym przedmiotem kontroli – szczególnie przez Regionalne Izby Obrachunkowe.
Coś co jest uproszczeniem – niestety w wielu przypadkach traktowane jest jako utrudnienie – a ponieważ często najzwyczajniej nie ma na tyle czasu, by zdążyć z wszystkim do 15 stycznia – to już wiemy dlaczego tak lubiany jest ten dzień przez kontrolujących.
Po siódme… może 2021…
Mam wielką nadzieję, że rok 2021 będzie przełomowym rokiem, gdy znajdzie się więcej odważnych, by mówić (i pisać), że zakończenie do 15 stycznia następnego roku inwentaryzacji nie powinno być traktowane jako uciążliwość i podstawa do zakwestionowania całej inwentaryzacji.
Albowiem – mogę sobie wyobrazić spis z natury (w ramach inwentaryzacji rocznej na 31 grudnia) przeprowadzany wg stanu na 31 grudnia – w dniach 2-10 stycznia (9 dni trwania spisu z natury – dla wielu z nas – nic nadzwyczajnego) , to nic nie stoi na przeszkodzie aby obył się on wg stanu na 10 stycznia – w dniach 11-19 stycznia. Niech 15 stycznia nie będzie karą!
Może się uda od 2022 roku, że „zakończono 15 stycznia” nie będzie już straszyć! Tego sobie i wszystkim przeprowadzającym inwentaryzację życzę!
Piotr Rybicki
