Przeprowadzono inwentaryzację z przekroczeniem ustawowego terminu jej zakończania. Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2021 r., poz. 217) – termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Przywołany przepis jako jedyny określa najszerszy, a więc i maksymalny okres, w którym należy przeprowadzić czynności inwetaryzacyjne. W powyższych okolicznościach sporządzone przez kontrolowanego: [1] wydruki zestawień środków trwałych przygotowane na potrzeby wyceny i rozliczenia inwentaryzacji datowane na dzień 5 lutego 2020 roku, oraz [2] protokół z rozliczenia inwentaryzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych Urzędu Gminy Ozorków, według stanu na 31 grudnia 2019 roku, w podziale na grupy środków trwałych wg. klasyfikacji środków trwałych i systematyki przyjętej przez kontrolowanego z dnia 4 marca 2020 roku – świadczą o nieterminowym zakończeniu procesu inwentaryzacji. Analiza dokumentacji inwetaryzacyjnej wskazuje, że powodem naruszenia terminu zakończenia inwentaryzacji mogła być błędna wykładnia przepisów art. 26 i art. 27 ustawy o rachunkowości.
Przyjmując termin marcowy jako zasadny dla sporządzenia protokołu z rozliczenia inwentaryzacji, kontrolowany posłużył się uproszczeniem przyjmując, że rozliczenie inwentaryzacji oraz rozliczenie wyniku inwentaryzacji w księgach rachunkowych to pojęcia tożsame, a dochowanie terminu 15 dniowego po dniu bilansowym zostaje spełnione w momencie zakończenia prac zespołu spisowego. Praca zespołu spisowego nie może być jednak postrzegana jako inwentaryzacja, nie spełnia bowiem wszystkich przesłanek ustawowych, aby nadać jej takie miano. Zespół spisowy dokonuje, jak wynika to z jego nazwy, spisu – nie wyceniając spisanych składników, ani też tym bardziej nie dokonuje ich porównania ze stanem księgowym. Przeprowadzenie spisu to czynność inwentaryzacyjna, podobnie jak uzyskanie potwierdzenia salda od kontrahentów, porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości, a nawet ustalenie różnic pomiędzy stanem faktycznym i księgowym, kończąc na fizycznym sporządzeniu protokołu z inwentaryzacji. Z pominięciem jedynie wyjaśnienia różnic ujawnionych podczas inwentaryzacji oraz odniesienia ich (rozliczania) w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przeprowadzono inwentaryzację, co może być dokonane najpóźniej do 24-25 marca następnego roku.
Rozdzielenie rozliczenia inwentaryzacji od rozliczenia jej rezultatu w księgach rachunkowych wynika z literalnego brzmienia art. 27 ust.2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z treścią tego przepisu „Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji”. Przepis ten nie pozostawia wątpliwości, co do momentu ujawnienia różnic, które stwierdza się w toku inwentaryzacji a nie po jej zakończeniu. Innymi słowy jeżeli przepis art. 27 ww. ustawy wskazuje na ustalenie różnic pomiędzy dwoma badanymi stanami, a zakończenie inwentaryzacji następuje w momencie jej zatwierdzenia, dokonanie samego spisu nie daje przesłanek aby mógł być on uznany za inwentaryzację w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości. I to z dwóch powodów. Po pierwsze spis obejmuje zawsze i wyłącznie ustalenie stanu faktycznego bez stanu księgowego, a to okazuje się niewystraczające do wypełnienia dyspozycji art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Po drugie, kierownik jednostki zatwierdzałby w takim rozumieniu tylko spis aktywów, nie wiedząc w jakiej relacji pozostają one w stosunku do ewidencyjnego stanu księgowego. Warto również zauważyć, iż aby dokonać jakichkolwiek zapisów w księgach rachunkowych wymagany jest dokument źródłowy (pierwotny lub wtóry), bez którego nie wolno, pod rygorem naruszenia wiarygodności ksiąg rachunkowych, dokonywać w nich jakichkolwiek zmian. Musi zatem zachodzić trwałość wyniku inwentaryzacyjnego dowiedziona podpisem kierownika jednostki (zatwierdzenie inwentaryzacji). Tylko taki dokument może stanowić podstawę dalszych działań służb księgowych. Służb, które także powinny dysponować odpowiednim czasem, aby w sposób bezbłędny i rzetelny wyjaśnić różnice stwierdzone podczas inwentaryzacji i odnieść je do ksiąg rachunkowych okresu przed upływem 85 dnia roku następującego po roku przeprowadzonej inwentaryzacji. Nieuprawnione jest zatem stosowanie tego samego terminu także dla zakończenia inwentaryzacji, ponieważ w tym samym czasie służby księgowe powinny wywiązać się ze swojego obowiązku wynikającego z art. 27 ust. 2 w nawiązaniu do art.24 ust. 5 pkt 2 cytowanej ustawy, chyba że godzą się one na modyfikację zapisu księgowego podczas trwania inwentaryzacji z jednoczesną szkodą dla rzetelności prowadzonych ksiąg rachunkowych.
Źródło: http://www.bip.lodz.rio.gov.pl/index.php?bip_id=2772&cid=139&q=ozork%C3%B3w
