Nieprawidłowości w praktyce, czyli o trudnej sztuce terminowego ujmowania składników w ewidencji i skutkach takiego postępowania (z kontroli RIO)

363
views

Źródło: https://riokatowice.bip.net.pl/?a=15697


W latach od 2017 r. do dnia zakończenia kontroli, niebieżąco prowadzono księgi rachunkowe Urzędu Miasta w Siemianowicach Śląskich w zakresie kosztów środków trwałych w budowie i rozliczania tych kosztów na uzyskane efekty zadań zrealizowanych w latach 2017-2019 oraz środków trwałych. Naruszono tym art. 20 ust. 1 i art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r., poz. 1047 z późn. zm.). Zgodnie z przytoczonymi przepisami, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli: pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań oraz dokonanie rozliczeń finansowych.

(…)

Powyższe polegało na:
* przyjęciu w kwietniu 2021 r. na stan środków trwałych Urzędu Miasta Siemianowice Śląskie kosztów czterech zadań inwestycyjnych, na podstawie dowodów OT w łącznej wysokości 2.419.404,83 zł, pomimo iż zgodnie z protokołami odbioru końcowego zadania te zostały zakończone w 2017 r. i w 2019 r.,
* nieprzyjęciu, do dnia zakończenia kontroli, na stan środków trwałych Urzędu Miasta Siemianowice Śląskie kosztów inwestycyjnych dotyczących dwóch zadań o łącznej wartości 563.057,10 zł, pomimo iż zostały one, zgodnie z protokołami odbioru końcowego, zakończone i przyjęte do używania w 2019 r.

(…)

Zgodnie z art. 4 ust. 1 oraz ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy oraz obowiązane są do okresowego ustalania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Ponadto, w wyniku nieterminowego rozliczenia nakładów inwestycyjnych i nie przenoszenia zdatnych do użytku i faktycznie używanych środków trwałych brak było ujmowania w księgach rachunkowych Urzędu kosztów amortyzacji oraz wartości ich umorzenia. W wyniku zaniechania sporządzenia dowodów OT w latach 2018-2019 oraz nieterminowego sporządzenia tych dowodów w latach 2017-2020, zawyżono wartość środków trwałych w budowie wykazanych w bilansach Urzędu Miasta Siemianowice Śląskie wg stanu na dzień 31 grudnia 2017 r. i 31 grudnia 2018 r. o kwotę 1.728.255,92 zł, wg stanu na dzień 31 grudnia 2019 r. i 2020 r. o kwotę 2.982.461,93 zł.
Powyższe świadczyło także o nieprawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji w drodze weryfikacji konta 080 wg stanu na dzień 31 grudnia 2017 r., 2018 r., 2019 r. i 2020 r. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz wymienionych w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Naczelnik Wydziału Infrastruktury Drogowej przeprowadzając inwentaryzację środków trwałych w budowie, na protokołach z inwentaryzacji potwierdził wysokość kosztów inwestycyjnych za lata 2017-2020, w tym m. in. na dzień 31.12.2020 r. potwierdził wysokość kosztów inwestycyjnych dla zadań:

  • wymiana nawierzchni na wybranych odcinkach ul. Krupanka,
  • budowa miejsc parkingowych i chodników w Mieście,
  • Modernizacja i przebudowa miejsc postojowych, chodników i ulic,
  • Budowa miejsc postojowych, parkingów oraz modernizacja chodników i ulic w mieście w wybranych lokalizacjach,
  • Wykonanie drogi tymczasowej: Jagiełły-Węglowa,
  • Budowa miejsc postojowych, parkingów oraz modernizacja chodników w mieście – projekty nowych parkingów.

Z wyjaśnień pracowników Urzędu wynikało, że w latach 2018-2020 niepoprawnie została przeprowadzona inwentaryzacja środków trwałych, a w konsekwencji w 2021 r. dołożono wszelkiej staranności aby na wszystkie środki trwałe, które zostały zweryfikowane zostały wydane dowody OT.

Zgodnie z § 2 Instrukcji Inwentaryzacyjnej stanowiącej załącznik nr 4 do zarządzenia Nr 277/2019 Prezydenta Miasta Siemianowice Śląskie z dnia 14 marca 2019 r., rzeczywisty stan aktywów i pasywów ustala się w drodze m.in. weryfikacji prawidłowości stanów aktywów i pasywów wynikających z ksiąg rachunkowych Urzędu oraz Organu przez porównanie ich z odpowiednimi dokumentami. Weryfikacja środków trwałych w budowie (inwestycji) polega na sprawdzeniu czy koszty inwestycji zostały kompletnie ujęte, właściwie wyceniono uzyskane z inwestycji środki trwałe oddane do użytkowania.

(…)


W latach 2018 – 2021 (do dnia zakończenia kontroli) zaniechano bieżącego ewidencjonowania w księgach rachunkowych Urzędu Miasta Siemianowice Śląskie zmian w stanie środków trwałych na koncie 011 „Środki trwałe” w grupie 0 „Grunty”. Naruszono tym art. 20 ust. 1, art. 24 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r., poz. 395 z późn. zm.). Zgodnie z przytoczonymi przepisami, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań. Powyższe było również niezgodne z zasadami funkcjonowania konta 011 ujętymi w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r., poz. 1911 z późn. zm.) oraz w zakładowym planie kont stanowiącym załącznik nr 6 do zarządzenia Nr 277/2019 Prezydenta Miasta Siemianowice Śląskie z dnia 14 marca 2019 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu zarządzenia Nr 703/2012 Prezydenta Miasta Siemianowice Śląskie z dnia 24 lutego 2012 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Miasta Siemianowice Śląskie z późn. zm. Zgodnie z powyższymi przepisami, konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej własnych środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które nie podlegają ujęciu m.in. na koncie 013. Na stronie Wn konta 011 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma – zmniejszenia stanu i wartości początkowej środków trwałych, z wyjątkiem umorzenia środków trwałych, które ujmuje się na koncie 071.

(…)

Zgodnie z wyjaśnieniami, niebieżące prowadzenie ewidencji środków trwałych na koncie 011 wynikało z braku terminowego sporządzania i przekazywania dokumentów OT i LT.

(…)

Skutkiem powyższego wykazano nierealne dane w zakresie wartości gruntów w sprawozdaniach finansowych jednostki.

(…)

Ponadto, nieprawidłowo przeprowadzono inwentaryzację ww. gruntów metodą weryfikacji w latach 2018-2020. Inwentaryzacja przeprowadzona corocznie na postawie zarządzeń Prezydenta Miasta Siemianowice Śląsk, metodą porównania z odpowiednimi dokumentami dokonana została w sposób niewystarczający dla uzyskania realnych danych, gdyż dokonano jedynie porównania danych wynikających z ewidencji księgowej, obrotów na koncie 011 z ewidencją gminnego zasobu nieruchomości, który nie został uaktualniony o zmiany w stanie mienia gminnego, o których mowa powyżej. Nie dokonano natomiast porównania ewidencji księgowej z dowodami źródłowymi np. aktami notarialnymi. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację gruntów drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Zgodnie z „Instrukcją inwentaryzacyjną” stanowiącą załącznik nr 4 do zarządzenia Nr 703/2012 Prezydenta Miasta Siemianowice Śląskie z dnia 24 lutego 20212 r. w sprawie: wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Miasta Siemianowice Śląskie (częściowo zmienionego zarządzeniem Nr 3525/2018 w sprawie: częściowej zmiany zarządzenia Nr 703/2012 Prezydenta Miasta Siemianowice Śląskie z dnia 24 lutego 2012 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Urzędzie Miasta Siemianowice Śląskie), inwentaryzacja nieruchomości powinna zapewnić porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją gminnego zasobu nieruchomości. W instrukcji inwentaryzacyjnej nie wskazano dokumentów źródłowych niezbędnych do przeprowadzenia inwentaryzacji metodą weryfikacji.

W wyniku inwentaryzacji gruntów drogą weryfikacji w latach 2019 i 2020 niezgodności nie stwierdzono, natomiast stwierdzone w 2018 roku różnice nie dotyczyły zmian w stanie nieruchomych środków trwałych objętych próbą kontrolną.

(…)


Wniosek:
(…)

rozważyć uszczegółowienie procedur w sprawie Instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie zapewnienia porównania danych wynikających z ewidencji księgowej również z odpowiednimi dokumentami, celem weryfikacji wartości tych składników, mając na uwadze wyżej przywołany art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

(…)