W odpowiedzi na (…) wniosek, który wpłynął do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku w dniu 3 sierpnia 2021 r., dotyczący dopuszczalności zakwalifikowania inwentaryzacji zdawczo – odbiorczej, jako inwentaryzacji okresowej, uprzejmie wyjaśniam, co następuje.
We wstępie wskazać należy, że udzielenie odpowiedzi na przedstawione w niniejszym wniosku pytanie nie może nastąpić w oderwaniu od odmienności zakresu i celów, jakie mają spełniać obie, wyżej wymienione rodzaje inwentaryzacji. Celem inwentaryzacji zdawczo – odbiorczej jest bowiem z jednej strony – potwierdzenie przez osobę odpowiedzialną materialnie, które składniki faktycznie przekazuje, z drugiej zaś strony – poświadczenie przez osobę przejmującą odpowiedzialność, które składniki zostały jej przekazane i za które składniki będzie odpowiadać. W konsekwencji przyjąć należy, że warunkiem niezbędnym do przeprowadzenia inwentaryzacji zdawczo – odbiorczej jest aktywny udział obydwu stron, tj. osoby dotychczas odpowiedzialnej materialnie oraz osoby przejmującej odpowiedzialność.
Z kolei celem inwentaryzacji okresowej jest kontrola zgodności stanów składników – aktywów i pasywów wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanami rzeczywistymi ustalonymi w trakcie inwentaryzacji.
Nie można również pominąć faktu, że inwentaryzacja okresowa – w odróżnieniu od inwentaryzacji zdawczo – odbiorczej, której terminu z reguły nie da się zaplanować z dużym wyprzedzeniem – winna zostać przeprowadzona w terminach ściśle określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity: Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z późn. zm.). Przepis art. 26 ust. 1 tej ustawy formułuje ogólną zasadę, zgodnie z którą inwentaryzacja okresowa powinna być przeprowadzona na koniec każdego okresu obrotowego. W kilku przypadkach zasada ta podlega jednak liberalizowaniu. Mianowicie, stosownie do treści przepisu art. 26 ust. 3 ustawy o rachunkowości termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:
1) składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;
2) zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat;
3) nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat;
4) zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki – przeprowadzono raz w roku;
5) zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – przeprowadzono raz w roku.
Jednakże, w ocenie tut. Izby, pomimo istnienia wyżej przedstawionych odmienności, inwentaryzacja zdawczo – odbiorcza może zostać w określonych przypadkach zakwalifikowana jako inwentaryzacja okresowa, pod warunkiem, że ta pierwsza spełniać będzie wszystkie wymogi określone w art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości, w tym wymogi dotyczące terminów oraz metod jej przeprowadzenia, a także warunki zawarte w wewnętrznych regulacjach obowiązujących w danej jednostce w wyżej wskazanym zakresie przedmiotowym. Ponadto zaznaczyć należy, że z zarządzenia w sprawie inwentaryzacji zdawczo – odbiorczej musi jasno wynikać, że jest ona równocześnie kwalifikowana jako inwentaryzacja roczna. Przy czym zważyć należy, że za niewystarczające należy uznać samo zamieszczenie w zarządzeniu odpowiedniego zapisu, lecz uregulowanie pozostałych wytycznych i warunków, które pozwolą inwentaryzację zdawczo – odbiorczą uznać za inwentaryzację okresową. Nie może zatem być żadnych wątpliwości, że zastosowano wszelkie regulacje dotyczące inwentaryzacji okresowej. Tryb postępowania, termin przeprowadzenia, długość trwania, a także sposób dokumentowania inwentaryzacji zdawczo – odbiorczej nie może zatem odbiegać od procedur przewidzianych dla inwentaryzacji okresowej.
Reasumując, uznanie inwentaryzacji zdawczo – odbiorczej za inwentaryzację okresową, zależy od istnienia odpowiednich zapisów w zarządzeniu w sprawie jej przeprowadzenia, faktycznie przeprowadzonych czynności, a także właściwego udokumentowania.
Jednocześnie pragnę podkreślić, że jest to jedynie stanowisko Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku, która nie posiada uprawnień do dokonywania powszechnie obowiązującej wykładni przepisów prawa.
Źródło: http://bip.gdansk.rio.gov.pl/?a=7917
Ad vocem: Wyjaśnienie jest zbieżne (momentami „słowo w słowo”) ze stanowiskiem opublikowanym na stronie inwentaryzacja.info.pl (autor: Piotr Rybicki) w czerwcu 2018 roku https://inwentaryzacja.info.pl/2018/06/inwentaryzacja-zdawczo-odbiorcza-a-roczna-inwentaryzacja/ Niestety w wyjaśnieniu RIO w Gdańsku nie powołano się na źródło.
