Zarządzeniem wewnętrznym nr 14/2020 z dnia 13 listopada 2020 roku w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, Prezydent Miasta Kutno zdecydował o przeprowadzeniu inwentaryzacji pełnej składników majątku Urzędu Miasta. Na podstawie dokumentów źródłowych z przeprowadzonej inwentaryzacji stwierdzono następujące nieprawidłowości:
– inwentaryzacją należało objąć: dostępne środki trwałe i pozostałe środki trwałe – metodą porównania ewidencji księgowej ze stanem faktycznym oraz trudnodostępne oglądowi środki trwałe, wartości niematerialne i prawne – metodą porównania ewidencji księgowej i ewidencji operacyjnej. Jak przedstawił w swoim wyjaśnieniu kierownik jednostki metoda „porównania ewidencji księgowej ze stanem faktycznym” polegała na przekazaniu osobom materialnie odpowiedzialnym wykazów składników majątkowych znajdujących się na stanie ewidencji księgowej poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu w celu sprawdzenia zgodności stanu faktycznego ze stanem księgowym. Osoba materialnie odpowiedzialna po sprawdzeniu składników majątku składała stosowne oświadczenie, wskazując ewentualne różnice. Oświadczenia te stanowiły załączniki do dokumentacji inwentaryzacyjnej, natomiast metoda „porównania ewidencji księgowej i ewidencji operacyjnej” to inaczej metoda weryfikacji, a więc analiza dokumentów źródłowych (operacyjnych rejestrujących zdarzenia gospodarcze) i ewidencji majątku. Przepisy art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości określają trzy metody inwentaryzacji, tj. spis z natury, potwierdzenie sald oraz weryfikacja sald, tj. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Użyte w zarządzeniu wewnętrznym kierownika jednostki pojęcia w zakresie zastosowania ww. metod inwentaryzacji do określonych składników majątku, nie uściślały wymaganych czynności celem porównania stanu faktycznego ze stanem ewidencyjnym aktywów i pasywów jednostki;
– komisja inwentaryzacyjna zaniechała działań mających na celu wyjaśnienie przyczyn braku potwierdzenia wartości przekazanych do użytkowania Miejskiemu Ośrodki Pomocy Społecznej w Kutnie składników majątku, czym naruszono art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości. Z przedstawionego przez dyrektora ww. jednostki organizacyjnej potwierdzenia salda wynikało, że otrzymane środki trwałe oraz pozostałe środki trwałe nie zostały zaewidencjonowane na kontach pozabilansowych w księgach MOPS-u, niemniej jednak zostały potwierdzone co do ilości zostały. Jak wynikało z przywołanego przepisu, ustawodawca wskazuje na konieczność potwierdzenia wartości aktywów a nie ilości użyczonych składników majątku;
– w dokumencie „potwierdzenie salda” w zakresie użytkowanych składników majątkowych przez Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Kutnie, Prezes Zarządu wskazał znaczące różnice pomiędzy przedstawionym stanem wartościowym ww. składników wynikającym z ewidencji księgowej Urzędu Miasta, a stanem ewidencyjnym wynikającym z ksiąg rachunkowych Spółki. Ponadto wskazał 10 pozycji składników majątkowych, których nie ujęto w ewidencji księgowej kontrolowanej jednostki. Różnica w wartości potwierdzonych składników majątku wynosiła 2.874.268,22 zł, i nie została uwzględniona w rozliczeniach różnic inwentaryzacyjnych, co naruszało art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości, stosownie do którego – ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Powyższą nieprawidłowość stwierdzono także w odniesieniu do potwierdzonego salda przez Szkołę Podstawową nr 7 w Kutnie oraz przez Komendę Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Kutnie;
– stwierdzono przypadki zaniechania potwierdzenia wartości składników majątkowych w sytuacji wniesienia uwag do stanu majątkowego przypisanego danej jednostce. Asystent dyrektora Fundacji „Mała Liga Baseballowa” w potwierdzeniu salda wskazał na niezgodność składników majątkowych przedstawionych w poz. 2 zestawienia – działki nr 1025/4 ul. Kościuszki, jednocześnie informując, że ww. nieruchomość została przekazana pod budowę Aquaparku. Komisja inwentaryzacyjna zaniechała dalszych czynności w celu wyjaśnienia wskazanych różnic, co było wymagane przez art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym – jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic oraz przez § 7 zarządzenia wewnętrznego nr 14/2020 Prezydenta Miasta Kutno. Analogiczną nieprawidłowość stwierdzono w odniesieniu do uwag zgłoszonych przez Szkołę Podstawową nr 7;
– protokół weryfikacji aktywów (gruntów) przeprowadzonej przez zespół spisowy w dniach 25 listopada – 11 grudnia 2020 roku, nie zawierał danych w zakresie odnotowanych wartości (stanów) składników majątku na dzień prowadzonych czynności inwentaryzacyjnych, jak również nie informował jakie dokumenty stanowiły podstawę weryfikacji. Treść przedmiotowego dokumentu informowała o przeprowadzonej analizie i potwierdzeniu zgodności stanu faktycznego ze stanem księgowym na dzień 31 grudnia 2020 roku. Biorąc pod uwagę czas w jakim przeprowadzono czynności weryfikacyjne, potwierdzenie zgodności stanu ustalonego przez zespół spisowy w dniu 11 grudnia 2020 roku ze stanem ewidencyjnym okresu przyszłego, tj. 31 grudnia 2020 roku było niemożliwe, gdyż jednostka po dniu 11 grudnia 2020 roku wykonywała swoje zadania statutowe, co nie wykluczało zmian w stanie księgowym aktywów. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, ww. składniki majątku inwentaryzuje się metodą weryfikacji, tj. porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości. Natomiast art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości stawia wymóg aby wykonane czynności weryfikacyjne i wyniki inwentaryzacji odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. W wyżej opisany sposób również zinwentaryzowano wartości niematerialne i prawne;
– inwentaryzację składników majątkowych (środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych), użytkowanych bądź nadzorowanych przez pracowników Urzędu Miasta, przeprowadzono z naruszeniem zasad określonych art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Odnotowany w urządzeniach księgowych, na dzień 25 listopada 2020 roku, stan ww. składników majątkowych przekazywany był w formie wykazu (formacie pliku PDF) naczelnikom wydziałów Urzędu Miasta Kutno bądź innym pracownikom ponoszącym za nie odpowiedzialność, którego zgodność ze stanem rzeczywistym potwierdzali w złożonych oświadczeniach. Przywołany przepis prawa wskazuje, że inwentaryzację ww. składników majątkowych przeprowadza się z wykorzystaniem metody spisu z natury, a w uzasadnionych przypadkach, metodą weryfikacji – porównania danych zarejestrowanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników;
– nie objęto inwentaryzacją składników majątku, które zaewidencjonowano w księgach rachunkowych na kontach zespołu „0” w okresie od dnia 26 listopada do dnia 31 grudnia 2020 roku. Według § 2 pkt 2 zarządzenia wewnętrznego Prezydenta Miasta nr 14/2020 – kierownik jednostki wymagał aby stan rzeczywisty składników majątkowych (środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych) porównać ze stanem ewidencji księgowej ustalonym na dzień 31 grudnia 2020 roku. Zinwentaryzowany stan składników majątkowych odzwierciedlał dane ewidencji księgowej ustalone na dzień 25 listopada 2020 roku. Powyższe naruszało art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1, uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację: 1) składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
