2. Zarządzeniem wewnętrznym nr 227/2021 z dnia 16 listopada 2021 roku Burmistrz Miasta Brzeziny postanowił o przeprowadzeniu inwentaryzacji rocznej (wg stanu na dzień 31 grudnia 2021 roku). Od merytorycznego pracownika Wydziału Finansowego uzyskano informację, że była to inwentaryzacja niepełna, bowiem treść przedmiotowego zarządzenia nie precyzowała ustaleń w tym zakresie. Zarządzenie zawierało sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa postanowienia, a mianowicie wg harmonogramu inwentaryzacji, stanowiącego załącznik do zarządzenia, należało zinwentaryzować w drodze weryfikacji „…środki trwałe, do których dostęp jest utrudniony, grunty, drogi, zobowiązania, należności i zobowiązania sporne, wątpliwe, wobec pracowników, wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, rachunkowych tytułów publiczno-prawnych oraz jeżeli możliwe było przeprowadzenie spisu z natury lub otrzymanie potwierdzenia salda, a także gdy w danym roku nie przypadał termin przeprowadzenia spisu, pozostałe środki trwałe ujęte w ewidencji ilościowej, prawo użytkowania wieczystego- corocznie w terminie przed zamknięciem ksiąg rachunkowych”. Ustawodawca w 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości określił weryfikację jako metodę inwentaryzacji stanowiąca alternatywę dla właściwej metody w sytuacji gdy zinwentaryzowanie wybranych składników majątkowych z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe metodą „spisu z natury”. Ponadto, w zarządzeniu nie określono sposobu rozliczenia końcowego inwentaryzacji, bowiem w § 1 ust. 2 odniesiono się tylko do końcowego rozliczenia inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji zapisując, iż „komisja jest zobowiązana do końcowego rozliczenia inwentaryzacji w drodze weryfikacji według stanu na 31.12.2021 zgodnie z załącznikiem”, podczas gdy kierownik jednostki w harmonogramie prac inwentaryzacyjnych wskazał na konieczność inwentaryzacji składników majątkowych także metodą potwierdzenie salda i spisu z natury.
3. W odniesieniu do prac inwentaryzacyjnych, wg stanu na dzień 31 grudnia 2021 roku, stwierdzono że:
– inwentaryzację metodą spisu z natury, którym objęto druki ścisłego zarachowania, kończył protokół specyfikujący spisane druki, ich rodzaj i numery. Nie odniesiono się do zgodności spisanych druków z ewidencją prowadzoną w tym zakresie. Samo ich spisanie nie stanowiło o zgodności ze stanem ewidencyjnym. Należało zestawione ilości odnieść do odpowiedniego rejestru druków ścisłego zarachowania, w którym ujmowano ich przychód i rozchód, potwierdzić ich zgodność bądź wyjaśnić ewentualne różnice;
– w analogiczny sposób zakończono inwentaryzację majątku Miasta przekazanego innym podmiotom, tj. szkołom, przedszkolom, Żłobkowi Miejskiemu „MALUCH”, Miejskiemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Brzezinach, Miejskiemu Domowi Kultury, Starostwu Powiatowemu w Brzezinach, Miejskiej Bibliotece Publicznej, Muzeum Regionalnemu w Brzezinach, Centrum Kultury Fizycznej. Zgodnie z zapisami harmonogramu inwentaryzacji, załączonego do zarządzenia nr 227/2021 Burmistrza Miasta Brzezin z dnia 16 listopada 2021 roku, inwentaryzacji w drodze potwierdzenia salda podlegały składniki majątkowe powierzone innym jednostkom. W dniu 30 listopada 2021 roku Burmistrz Miasta przekazała do jednostek użytkujących składniki majątkowe Miasta (ujęte w księgach rachunkowych Urzędu), prośbę o przeprowadzenie ich inwentaryzacji, wg stanu na dzień 31 grudnia 2021 roku, metodą spisu z natury. Przedłożenie przez ww. podmioty arkuszy spisowych, zakończyło czynności inwentaryzacyjne tych składników. Nie powiązano spisanego stanu faktycznego ze stanem ewidencyjnym Miasta, naruszając tym samym art. 27 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym – przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należało odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należało wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Zaniechanie wykonania tych działań wskazuje, że kontrolowana jednostka nie przeprowadziła zgodnie z regułami ustawy o rachunkowości inwentaryzacji składników majątku Miasta przekazanego w użyczenie innym jednostkom;
– protokół z przebiegu inwentaryzacji metodą weryfikacji, obejmujący 24 załączniki, wykazał że w ww. sposób zinwentaryzowano saldo konta 130 – Rachunek bieżący dla płatności podzielnych; rachunek budżetu (konto 133); kredyty bankowe (konto 134), które to konta objęto inwentaryzacją w drodze potwierdzenia sald i nie podlegały one już inwentaryzacji kolejną metodą – weryfikacji. Zgodnie bowiem z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, jednostki na ostatni dzień roku obrotowego przeprowadzają inwentaryzację aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Weryfikacją objęto również konto wynikowe 961 (wynik wykonania budżetu), które nie podlega inwentaryzacji. Z załączonych do ww. protokołu 24 załączników obejmujących weryfikację sald, w sposób właściwy udokumentowano tylko weryfikację salda konta 201 (załącznik nr 16) oraz weryfikację sald kont prowadzonych dla organu (załącznik nr 24), dla których wskazano dokumenty stanowiące podstawę ich porównania i weryfikacji (faktury, ustalone terminy zapłaty itp.). Przy weryfikacji pozostałych aktywów i pasywów ograniczono się tylko do zestawienia kwot wynikających z ewidencji księgowej, np.: protokół z inwentaryzacji gruntów (załącznik nr 11 do protokołu) informował tylko o ich wartości oraz czynności porównania tych danych z odpowiednimi dokumentami, nie wskazując w oparciu o jakie dokumenty to porównanie przeprowadzono. W załączniku nr 7 do protokołu weryfikacji, prezentującym saldo kont depozytowych, nie odniesiono się również do terminu ich obowiązywania (zważywszy na fakt, iż ujmuje się na tym koncie depozyty z tytułu zabezpieczeń należytego wykonania umów na realizację zadań inwestycyjnych). Ponadto, żaden z analizowanych protokołów nie stwierdzał zgodności, czy też nie wskazywał na ewentualne różnice inwentaryzowanego majątku ze stanem ewidencyjnym wynikającym z ksiąg rachunkowych jednostki. Składniki majątku, które nie mogą, z racji swego charakteru albo z innych przyczyn, być zinwentaryzowane drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda, są inwentaryzowane drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikowana jest ich wartość, co należy w sposób odpowiedni udokumentować, zgodnie z art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości (przepis ten stanowi, że przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych);
– zaniechano przeprowadzenia inwentaryzacji metodą weryfikacji środków trwałych, do których dostęp był utrudniony, np. instalacje podziemne, wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, których wymóg zinwentaryzowania ww. metodą, wynikał z zarządzenia Burmistrza Miasta Brzeziny nr 227/2021 z dnia 16 listopada 2021 roku w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej za 2021 rok;
Należy wskazać, że obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości, a jej istotą jest ustalanie lub sprawdzanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, ocena zgodności stanów rzeczywistych uzyskanych podczas inwentaryzacji ze stanem wykazanym w ewidencji księgowej oraz ujawnienie różnic między nimi (niedobory, szkody, nadwyżki), wyjaśnienie przyczyn ich powstania i ich rozliczenie, w tym stworzenie podstaw do rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im składniki, ocena stanu jakościowego i przydatności gospodarczej składników aktywów. Finalnie wyniki inwentaryzacji wpływają na dane prezentowane w sprawozdaniach finansowych, które mogą być wiarygodne tylko wtedy, gdy dane księgowe zostały skonfrontowane ze stanem faktycznym. Dopiero po potwierdzeniu stanu poszczególnych składników majątku i wyjaśnieniu wynikłych różnic inwentaryzacyjnych, ewidencję księgową można uznać za prawidłową, a dane zawarte w sprawozdaniu finansowym za rzetelnie odzwierciedlające rzeczywistość.
