Odpowiednie dokumenty, czyli co?

2675
views

W protokole z przeprowadzonej inwentaryzacji aktywów i pasywów w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości sald (stanów) wykazanych w bilansie z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego na dzień 31 grudnia 2021 roku, w zestawieniu tabelarycznym, przy żadnym z kont nie odniesiono się do dokumentacji, w oparciu o którą dokonano weryfikacji. Powyższe naruszało art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

W odniesieniu do inwentaryzacji aktywów i pasywów w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników na dzień 31 grudnia 2021 roku, którą prowadzono dla „wydatków Urzędu” według prowadzonych rejestrów, szczegółowo opisanej w protokole kontroli, stwierdzono że:

− inwentaryzacja aktywów i pasywów wynikających z rejestrów: „Wydatki niewygasające”, „Urząd Miasta Zduńska Wola – wydatki (wynagr.) – UM” (w zakresie pasywów wynikających z konta 240), „Fundusze Unijne – UE” (konta 020-UE, 080-UE, 201-UE, 240-UE-10), „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – FŚS” (pasywa wynikające z konta 240-FS-4) została udokumentowana przede wszystkim wydrukami z ewidencji księgowej z tych rejestrów oraz sporządzonymi przez członków zespołu weryfikującego zestawieniami zinwentaryzowanych składników aktywów i pasywów z tych rejestrów. Ze sporządzonych zestawień nie wynikało na podstawie jakich dokumentów źródłowych weryfikowano stan aktywów i pasywów wynikających z kont poszczególnych rejestrów. Dokumentów źródłowych nie wyszczególniono także w zestawieniu sald kont analitycznych pozostałych rozrachunków (depozyty) na dzień 31 grudnia 2021 roku, podpisanym przez Dyrektorów: Biura Inwestycji Miejskich, Biura Gospodarki Nieruchomościami, Biura Strategii Miasta, Biura Organizacyjno – Administracyjnego i Biura Infrastruktury Technicznej, a które to zestawienie stanowiło jeden z dokumentów zgromadzonych w dokumentacji inwentaryzacyjnej aktywów i pasywów z rejestru „Depozyty”

W zestawieniu wskazano salda środków zinwentaryzowanych w drodze weryfikacji konta 240 wg podziału analitycznego ze wskazaniem nazwy konta, tytułu którego dotyczy saldo (30% zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zabezpieczenie należytego wykonania umowy wraz z nazwą zadania, kaucji zabezpieczającej, wpłaty wadium) i informacji o dacie zwrotu zabezpieczenia. Informacja o terminie zwrotu zabezpieczenia może (ale nie musi) wskazywać na wgląd w konkretny dokument źródłowy lecz jest niewystarczająca do prawidłowego udokumentowania porównania stanów księgowych istniejących w księgach rachunkowych z danymi w dokumentach źródłowych.

− z niektórych wydruków z ewidencji księgowej dokumentujących inwentaryzację aktywów i pasywów z rejestrów „Niewygasające wydatki” i „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – FŚS” wynikało, że weryfikacji podlegały jedynie obroty bieżące z roku 2021 bez uwzględnienia salda wynikającego z lat wcześniejszych;

− w dokumentacji inwentaryzacyjnej z rejestru „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – FŚS” brak było jakichkolwiek dokumentów wskazujących na zweryfikowanie zapisów księgowych zawartych po stronie Ma konta 851 i ostatecznie salda wynoszącego 35.207,06 zł;

Na podstawie wydruków z ewidencji księgowej stanowiącej dokumentację inwentaryzacyjną trudno było zidentyfikować, które pozycje mają wpływ na stan pasywów wynikających z tego konta.

− w rejestrze „Miasto Zd-Wola – Urząd Miasta – wydatki – WD” weryfikacją objęto aktywa i pasywa wynikające z m.in. kont: 011, 013, 020, 080, 201, 240, 300, 225. Inspektorzy RIO w Łodzi w wyniku analizy przedłożonej dokumentacji, szczegółowo opisanej w protokole kontroli, w zakresie weryfikacji przez jednostkę kontrolowaną poszczególnych aktywów i pasywów wynikających z ww. kont ustalili, że:

[1] dokumentacja inwentaryzacyjna w zakresie gruntów (konto 011-WD-T0 oraz 011-WD-U-0), nie wskazywała na porównywanie ustalenia realności aktywów i pasywów w drodze porównania stanów księgowych istniejących w księgach rachunkowych z danymi w dokumentach źródłowych. Dokumentacja dotycząca gruntów ograniczona została do przygotowanych przez Biuro merytoryczne wykazów gruntów z poszczególnych obrębów, wydrukowanych ksiąg inwentarzowych dla tych obrębów oraz wydruków z ewidencji księgowej m.in. wskazujących na obroty na koncie 011. Wykazy przygotowane przez Biuro merytoryczne nie zawierały informacji o dokumentach, które potwierdzają nabycie danej działki, w księgach inwentarzowych również brak było takich informacji. Ponadto stwierdzono, że ewidencja księgowa konta 011 prowadzona jest w podziale na konto analityczne dotyczące gruntów Urzędu oraz gruntów Towarzystwa Budownictwa Społecznego „Złotnicki”. Wykazy gruntów przygotowane przez Biuro Gospodarki Nieruchomościami nie uwzględniały podziału na grunty Urzędu i TBS-u w związku z czym trudno stwierdzić w jaki sposób weryfikowano dane na kontach 011-WD-T-0 i 011-WD-U-0.

Również w przypadku środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, dokumentacja powinna odzwierciedlać porównanie danych zawartych w księgach rachunkowych z dokumentami źródłowymi potwierdzającymi posiadanie wskazanych środków trwałych (np. protokoły odbioru robót, dowody OT wraz z fakturami w zakresie wytworzenia danego środka trwałego). Tymczasem, w dokumentacji znajdował się jedynie bardzo ogólny „wykaz” środków trwałych zakwalifikowanych do środków trwałych, do których dostęp jest utrudniony, w którym wykazano salda na dzień 31 października i 31 grudnia 2021 roku z ogólną informacją dotyczącą czego dotyczy to saldo (np. rurociągi przesyłowe, drogi i ulice na terenie miasta) oraz liczne wydruki z ewidencji księgowej. Powyższe zatem nie wskazywało na dokumenty źródłowe, na podstawie których ustalono wartość tych środków trwałych a także na sposób przeprowadzenia inwentaryzacji tych środków trwałych;

[2] inwentaryzacja aktywów i pasywów wynikających z konta 013, 020 , 080 udokumentowana została wydrukami z ewidencji księgowej (w tym, w przypadku konta 020 wydrukowaną księgą inwentarzową) oraz protokołami z przeprowadzonej weryfikacji kont. Z protokołów nie wynikało jakie dokumenty źródłowe składały się na saldo ww. kont , ponadto w przypadku konta 020 załączona do protokołu dokumentacja wskazywała na dokonanie porównania pomiędzy zapisami w ewidencji księgowej w zakresie tego konta a danymi wynikającymi z ksiąg inwentarzowych;

W przypadku konta 020 w dokumentacji z opisywanego rejestru znajdowały się także informacje i dokumenty dotyczące konta 020-UE, które przypisane jest do rejestru „Fundusze Unijne”.

W przypadku konta 080 w dokumentacji znajdowały się także pisma Dyrektorów Biur do Prezydenta Miasta o wyrażenie zgody na odpisanie wydatków z nakładów inwestycyjnych wydatków

Zapisy zawarte w protokole z weryfikacji konta 080 o konieczności dokonania odpisów z konta wskazują, że członkowie zespołu weryfikującego dokonując weryfikacji konta odnosili się do dokumentów źródłowych, które w protokole nie zostały jednak wskazane. W protokole odnoszono się także do 080-UE i 080-NW, które figurowały w rejestrach odpowiednio „Fundusze unijne”, „Wydatki niewygasające”

[3] jednostka nie udokumentowała prowadzonej weryfikacji aktywów lub pasywów wynikających z kont 201 (saldo Ma w kwocie 1.335.076,16 zł), 240 (saldo Wn w kwocie 6.108.736,91 zł i saldo Ma 839.829,47 zł), 300 (saldo Ma w kwocie 895.846,48 zł), 225 (saldo Wn w kwocie 546,13 zł) poprzez np. sporządzenie protokołu z weryfikacji kont ze wskazaniem dowodów źródłowych na podstawie których ustalono stan aktywów czy pasywów. Inwentaryzację tych kont udokumentowano jedynie wydrukami z ewidencji księgowej.

W ww. zakresie Dyrektor Biura Finansowo-Budżetowego wyjaśniła, że potwierdzeniem weryfikacji jest zbiorczy protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji aktywów i pasywów w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości sald (stanów) na dzień 31 grudnia 2021 roku. Zestawienie obrotów i sald kont 201, 240, 300, 225 za okres od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia 2021 roku, wskazuje salda podlegające weryfikacji, identyfikuje dowody źródłowe będące podstawą zapisów na kontach i podlegające weryfikacji.

Zgodnie z art. 26 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości – jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w art. 26 ust.1 pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Natomiast art. 27 ust. 1 ww. ustawy stanowi, że przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Inwentaryzacja metodą weryfikacji polega na ustaleniu faktycznego stanu składników majątkowych jednostki oraz zweryfikowaniu rzetelności danych ujętych w ewidencji księgowej. Biorąc pod uwagę treść powyższego przepisu należy wskazać, że inwentaryzacja metodą weryfikacji polega na porównaniu danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. I to dane wynikające z tych dokumentów należy porównać z zapisami w ewidencji księgowej i dokonać weryfikacji poprawności tych zapisów. Aby uznać, że inwentaryzacja przeprowadzona metodą weryfikacji została należycie udokumentowana winna ona jednoznacznie wskazywać, w oparciu o jakie dokumenty przeprowadzono weryfikację stanu poszczególnych aktywów i pasywów oraz czy kwoty wynikające z ewidencji księgowej są zgodne z dokumentami, w oparciu o które przeprowadzono inwentaryzację. Weryfikacja powinna być udokumentowana w sposób niebudzący żadnych wątpliwości co do jej przeprowadzenia, jak i rzetelności dokonanych w ten sposób ustaleń. Jej celem jest stwierdzenie czy posiadane dokumenty potwierdzają wykazane w księgach rachunkowych wartości oraz czy są one realne, poprawnie wycenione i wiarygodne.

Tymczasem, jednostka nie powiązała ustalonych w wyniku inwentaryzacji danych widniejących w ewidencji księgowej z dowodami źródłowymi. Przeprowadzona weryfikacja aktywów i pasywów została udokumentowana w zasadzie wydrukami z ewidencji księgowej (poza nielicznymi wyjątkami) i taki sposób udokumentowania przeprowadzonej weryfikacji nie pozwala stwierdzić, że została ona odpowiednio udokumentowana. Należy też podkreślić, że nie można uznawać wydruków z ewidencji księgowej za dowody źródłowe, na podstawie których aktywa czy pasywa zostały ujęte w księgach rachunkowych. W wyniku kontroli stwierdzono także, że z niektórych zgromadzonych dokumentów wprost wynikało, że badaniu podlegały jedynie kwoty obrotów bieżących i nie odnoszono się do prawidłowości salda wynikającego z bilansu otwarcia. Przeprowadzona inwentaryzacja winna zapewnić weryfikację całego salda wynikającego z ewidencji księgowej, a nie jedynie jego części dotyczącej roku, za który przeprowadzono inwentaryzację. Weryfikacja jedynie obrotów bieżących, w świetle przepisów ustawy o rachunkowości, nie stanowi inwentaryzacji aktywów i pasywów.

Źródło: https://bip.lodz.rio.gov.pl/artykul/239/2944/m-zdunska-wola-kontrola-kompleksowa-przeprowadzona-przez-rio-w-lodzi-zakonczona-w-2023r