W zakresie przeprowadzonej przez jednostkę inwentaryzacji stwierdzono następujące nieprawidłowości:
– zgodnie z Instrukcją inwentaryzacyjną – po zakończeniu spisu z natury i dokonaniu ostatniego zapisu na arkuszu zespół spisowy powinien zamieścić adnotację o następującej treści: „Arkusz zawiera pozycję od … do …”. Z arkuszy przedstawionym inspektorom kontroli wynikało, że zespoły dokonywały adnotacji niezgodnych z obowiązującą instrukcją: „Spis zakończono na str. … poz. …”;
– zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości – jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Z kolei w ust. 2 art. 26 ww. ustawy wskazano, że inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania. Zatem majątek oddany w nieodpłatne użytkowanie Gminnemu Ośrodkowi Zdrowia w Rząśni (GOZ) winien zostać zinwentaryzowany w pierwszej kolejności przez GOZ, a wyniki przedstawione właścicielowi. Z przedstawionych dokumentów inwentaryzacyjnych wynikało, że arkusz nr 56/2020 i 57/2020 o wartości 18.655,51 zł i arkusz nr 58/2020 – 3.999,99 zł dotyczyły wyposażenia w użytkowanego przez Gminny Ośrodek Zdrowia w Rząśni. Spisu z natury dokonał nie GOZ, a zespół spisowy złożony z pracowników Urzędu Gminy w Rząśni, co naruszało art. 26 ust.2 ww. ustawy;
– stosownie do postanowień Instrukcji inwentaryzacyjnej – inwentaryzację w drodze weryfikacji stanów ewidencyjnych przeprowadzają pracownicy prowadzący zgodnie z zakresem czynności – konta analityczne i syntetyczne. Jednak przedstawione protokoły weryfikacji zawierały jedynie podpisy pracowników księgowości jako osób weryfikujących, czyli osób prowadzących konta syntetyczne. Brakowało zatem podpisów osób odpowiedzialnych za prowadzenie kont analitycznych. Protokoły weryfikacyjne zawierały również salda kont, które zinwentaryzowano poprzez potwierdzenie salda i spis z natury, zatem protokoły te stanowiły niejako podsumowanie inwentaryzacji, a nie dokumentację z weryfikacji jako jednej z metod inwentaryzacji majątku jednostki;
– protokoły weryfikacji oraz inne dokumenty inwentaryzacyjne nie odpowiadały wzorom zamieszczonym w instrukcji inwentaryzacyjnej;
– salda dotyczące należności z tytułu zajęcia pasa drogi publicznej stanowią należności publicznoprawne. W myśl art. 26 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości – jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w art. 26 ust.1 pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Jednostka zastosowała w powyższym zakresie nieprawidłową metodę – potwierdzenia sald (kwota 1.832,78 zł);
– konto 030 – Długoterminowe aktywa finansowe – udziały w spółkach prawa handlowego zinwentaryzowano poprzez potwierdzenie salda, a w myśl art. 26 ust.1 pkt 3 ustawy o rachunkowości – udziały inwentaryzuje się w drodze weryfikacji;
– osoby materialnie odpowiedzialne za powierzone składniki majątku zgodnie z Instrukcją inwentaryzacyjną były zobowiązane złożyć oświadczenia wstępne przed rozpoczęciem czynności inwentaryzacyjnych oraz oświadczenia końcowe – po zakończeniu spisu z natury. W przedstawionych dokumentach brakowało wskazanych oświadczeń od 7 osób. Na pozostałych oświadczeniach brakowało dat;
– w § 11 pkt 10 Instrukcji inwentaryzacyjnej wskazano, że zespół spisowy po zakończeniu czynności spisowych sporządza pisemne sprawozdanie z przebiegu spisu z natury, ujmując w nim rozliczenie pobranych arkuszy spisowych i przekazuje wszystkie arkusze spisu z natury wraz z innymi dokumentami przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. W przedstawionej dokumentacji brak było przedmiotowych sprawozdań;
– z zarządzenia nr 72/2020 z dnia 8 grudnia 2020 roku wynikało, iż po zakończeniu spisu z natury Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przedłoży całość dokumentacji wraz ze sprawozdaniem końcowym z przeprowadzonego spisu Skarbnikowi Gminy w terminie do dnia 15 stycznia 2021 roku. Jednak samo zarządzenie odnosiło się do inwentaryzacji wszystkich aktywów i pasywów, a nie tylko tych, które podlegają spisowi z natury. Jednostka nie przedstawiła sprawozdania końcowego z przeprowadzonego spisu.
Źródło: https://bip.lodz.rio.gov.pl/artykul/239/2953/gm-rzasnia-kontrola-kompleksowa-przeprowadzona-przez-rio-w-lodzi-zakonczona-w-2023r
