Odpowiednie dokumenty – czyli co?

1248
views

Sygn. akt BDF1.4800.58.2021

ORZECZENIE

Głównej Komisji Orzekającej w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych

Warszawa, dnia 7 marca 2022 r.

Główna Komisja Orzekająca w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych (…) uznała: (…) Główną Księgową Urzędu Miasta (…) za odpowiedzialną za naruszenie dyscypliny finansów publicznych w myśl art. 18 pkt 1 uondfp, poprzez przeprowadzenie inwentaryzacji gruntów – szczegółowo określonych we wniosku o ukaranie – wg stanu na koniec 2017 r. oraz wg stanu na koniec 2018 r. w sposób niezgodny z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, ze względu na niedokonanie porównania stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych z dokumentami potwierdzającymi nabycie gruntów i weryfikacji wartości gruntów (daty czynów: w odniesieniu do inwentaryzacji na koniec 2017 r. – 15 stycznia 2018 r., w odniesieniu do inwentaryzacji na koniec 2018 r. – 15 stycznia 2019 r.), czym naruszyła art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

(…)

W Urzędzie została również przeprowadzona inwentaryzacja gruntów wg stanu na koniec 2017 r. oraz na koniec roku 2018. Z protokołu czynności kontrolnych przeprowadzonych przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Katowicach wynika, że wyniki inwentaryzacji nie obejmowały niektórych nieruchomości nabytych przez Miasto ze względu na ich ewidencjonowane na koncie 011 z opóźnieniem wynoszącym od trzech miesięcy do dwóch lat od prawomocnego nabycia.

(…) Natomiast uniewinniono Go od zarzutu dokonania inwentaryzacji niezgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351), przez niedokonanie porównania stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych z dokumentami potwierdzającymi nabycie gruntów i weryfikacji wartości gruntów. Za ten ostatni czyn uznano odpowiedzialną Główną Księgową (…) w myśl art. 18 pkt 1 uondfp ustalając, że była Ona osoba kierującą inwentaryzacją i podpisującą protokół.

(…)

Natomiast Główna Księgowa (…) wskazała, że instrukcje wprowadzone w Urzędzie Miasta w zakresie inwentaryzacji są w jej opinii niewystraczające dla przeprowadzenia jej w sposób wymagany przepisami. Zdaniem Obwinionej instrukcje wewnętrzne zakładają upoważnienie do żądania od kierowników innych komórek organizacyjnych informacji i wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu dokumentów, zaś dokumentem potwierdzającym przeprowadzenie inwentaryzacji tą drogą, jest wykaz gruntów potwierdzony przez wydział merytoryczny.

(…)

Poza zakresem sporu jest fakt, że dokonana przez Nią inwentaryzacja doprowadziła do wyników niespójnych z danymi wynikającymi z danych ewidencji, w szczególności z danymi wynikającymi z przechowywanych w Urzędzie dokumentów nabycia nieruchomości. Nie sposób uznać za argument uwalniający od odpowiedzialności fakt, że procedury wewnętrznie określające zasady inwentaryzacji były – zdaniem Obwinionej – niewystarczające dla wywiązania się z obowiązków ustawowych. Nawet gdyby można rzeczywiście stwierdzić, że instrukcje obowiązujące w jednostce nie pozwalały na zwrócenie się o dokumenty źródłowe – a tego zarzutu GKO nie podziela – to nie jest to okoliczność zwalniająca z obowiązków nakładanych ustawą o rachunkowości. Obwiniona jako Główna Księgowa Urzędu Miasta ma w pierwszym rzędzie obowiązek wykonywania czynności w sposób określony bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, dopiero w drugiej kolejności w sposób spójny z regulacjami wewnętrznymi jednostki. Zarówno polityka rachunkowości przyjęta w jednostce oraz obowiązujące w niej instrukcje inwentaryzacyjne mają bowiem na celu zrealizowanie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości, a nie ich zastępowanie. Przepis art. 26 ust 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, przewiduje inwentaryzację środków trwałych, /…/, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, /…/, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Przyjmując za zasadne, że dokonywanie spisu za natury w przypadku praw do nieruchomości jest nieuzasadnione GKO wskazuje, że spór w zakresie tego obowiązku można sprowadzić do określenia jakie dokumenty można uznać za „odpowiednie” w rozumieniu tego przepisu. Obwiniona powołuje się na fakt, że zgodnie z regulaminami wewnętrznymi podstawą porównania było zestawienie pochodzące od komórek merytorycznych. Jednakże istotą powoływanego wyżej artykułu jest zastąpienie spisu z natury taką metodą, jaka pozwala osiągnąć odpowiadające mu efekty. Z tego względu dokumenty „odpowiednie” to takie, które pozwalają na zidentyfikowanie stanu rzeczywistego, a co za tym idzie możliwie najmniej wtórne wobec dokumentów nabycia prawa do nieruchomości. Taki powinien być, zdaniem GKO, wzorzec postępowania – porównanie powinno obejmować zapisy księgowe z dokumentami nabycia prawa. Jednostka może sobie uprościć procedurę w dowolny sposób, pod warunkiem, że dokumenty zbiorcze, zestawienia czy inne źródła danych, od stanu rzeczywistego nie będą odbiegać. Natomiast ryzyko, że w procesie gromadzenia danych do zestawień zbiorczych i wykorzystania tych zestawień dane nie będą odzwierciedlać stanu rzeczywistego, ciąży na osobach przeprowadzających inwentaryzację. Można podzielić pogląd, że mamy do czynienia z naruszeniem przepisów w sposób nieumyślny – ponieważ Obwiniona działa w przekonaniu, że zestawienia są zgodne z prawdą. GKO nie ma jednak podstaw do przyjęcia braku znamion naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Wszak instrukcje wewnętrzne nie zabraniały kontroli dokumentów źródłowych; sięganie do nich jest uzasadnione, jako do dokumentów najbliższych spisowi z natury, a nie tylko sytuacją powzięcia wątpliwości do rzetelności dokumentów zbiorczych. Podsumowując powyższe GKO podkreśla, że osoba realizująca obowiązki inwetaryzacyjne obowiązana jest skorzystać z takich danych źródłowych, by spis oddawał najwierniej rzeczywistość. Wszelkie upraszczania obowiązków przez korzystanie z zestawień wiążą się z ryzykiem błędu, zaś skutki decyzji o takim upraszczaniu obciążają inwentaryzującego, jako osobę, która na nie się decyduje. Z ustaleń w sprawie wynika, że inwentaryzacje nie obejmowały niektórych nieruchomości nabytych przez Miasto ze względu na ich ewidencjonowane na koncie 011 z opóźnieniem wynoszącym od trzech miesięcy do dwóch lat od prawomocnego nabycia. W tej sytuacji nie ma podstaw, aby uznać, że czyny Obwinionej były znikomo szkodliwe dla finansów publicznych, natomiast stopień jej winy (nieumyślność) został uwzględniony przez Komisję I instancji, która odstąpiła od wymierzenia kary.

Źródło: https://www.gov.pl/web/finanse/bdf14800582021