Czy niesprzyjające warunki atmosferyczne, w szczególności ujemne temperatury i zalegający śnieg, mogą być przesłankami do nieprzeprowadzenia zaplanowanego spisu z natury dla składników znajdujących się na świeżym powietrzu lub zasypanych śniegiem? Jak do tej kwestii odnoszą się przepisy i praktyka?
Warto zaznaczyć, że ujemnie temperatury i śnieg nie są niczym nadzwyczajnym w listopadzie i grudniu – w końcu okres w którym zwyczajowo bywało i bywa biało. Dlatego takie warunki nie powinny być zaskoczeniem i powinniśmy wiedzieć jak się wtedy zachować.
Same przepisy w zakresie inwentaryzacji (ustawa o rachunkowości) przewidziały ewentualną możliwość odstąpienia od spisów z natury umieszczając w art. 26, ust. 1, pkt 3 zapis o treści: „jeżeli przeprowadzenie (…) spisu z natury (…) z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – (inwentaryzację przeprowadza się) drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników”.
A zatem możliwość odstąpienia od spisów z natury – formalnie występuje.
Ale…
W październiku 2020 roku – czyli w okresie największych zakażeń COVID-19 – o tym jak stosować powyższą regulację – wypowiedziało się Ministerstwo Finansów. W wyjaśnieniu skierowanym do jednostek sektora prywatnego oraz jednostek sektora finansów publicznych wskazało ono, że przede wszystkim „Mając powyższe na uwadze, jednostka powinna dołożyć wszelkich starań, aby inwentaryzację składników aktywów przeprowadzić drogą spisu z natury przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa koniecznych dla jej przeprowadzenia.” a „skorzystanie z rozwiązań przewidzianych w ww. art. 26 ust. 1 pkt 3 uor (tj. przeprowadzenie w miejsce spisu z natury inwentaryzacji metodą weryfikacji) powinno dotyczyć tylko wyjątkowych sytuacji.” Dodano również, że: „wydaje się, że jedną z takich przesłanek może być potencjalne ryzyko epidemiczne występujące w określonych podmiotach np. w szpitalach w odniesieniu np. środków trwałych znajdujących się w pomieszczeniach, gdzie przebywają pacjenci, sal operacyjnych etc.”
Warto zaznaczyć, że w tym okresie (październik 2020) liczba zakażonych – wg oficjalnych informacji – wyniosła ponad 270 tys, osób, a zmarły 3122 osoby. A mimo tego, sam fakt występowania epidemii, nie był wskazywany jako wystarczający do rezygnacji ze spisów z natury.
MF w powyższym wyjaśnieniu odniosło się pośrednio do powyższych danych: „Jednocześnie zauważenia wymaga, że ww. ryzyko epidemiczne nie występuje w jednakowym zakresie we wszystkich jednostkach przeprowadzających inwentaryzację, ani w odniesieniu do wszystkich składników aktywów objętych inwentaryzacją. Wobec tego, każda jednostka powinna dokonać gruntownej oceny potencjalnych ryzyk związanych z pandemią COVID – 19 w celu podjęcia uzasadnionej decyzji o wyborze danej metody inwentaryzacji. Dokumentacja uzasadniająca przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji zamiast spisu z natury wraz z dokumentacją potwierdzającą porównanie danych ksiąg rachunkowych na dzień bilansowy z odpowiednimi dokumentami powinna stanowić załącznik do protokołu weryfikacji.”
Jak zatem postąpić?
Decyzja zawsze należy do kierownika jednostki, niemniej gdyby podjął on decyzję o odstąpieniu od spisów z natury musi pamiętać o „zebraniu” odpowiedniej dokumentacji, którą będzie mógł w przyszłości się wykazać, że podjęta przez niego decyzja poparta była „gruntowną oceną potencjalnych ryzyk”.
P.S. Tyle przepisy i wyjaśnienia. Zdrowy rozsądek podpowiada jednak, że nie inwentaryzacja jest najważniejsza a zdrowie i bezpieczeństwo pracowników. Jeżeli w naszej ocenie występuje ryzyko, choćby uszkodzenia ciała, czy wychłodzenia, naprawdę lepiej odłożyć w czasie przeprowadzenie spisu z natury, niż tworzyć niepotrzebne okazje do powstania innych problemów. Oczywiście można było tak zaplanować prace, by spisy nie wypadały w listopadzie czy grudniu, ale – nie każda jednostka: a/ ma taką możliwość, b/ jest to u niej zasadne. Przesunięcie spisów z natury (nie ich zastąpienie weryfikacją, bo weryfikacja nie potwierdza faktycznego stanu, a jedynie wypełnia wymogi ustawy rachunkowości) o 2-3 tygodnie, nawet na styczeń, nie powinno być podstawą do kwestionowania rzetelności prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dlatego zdrowy rozsądek przede wszystkim! Ale również odpowiednie planowanie i szacowanie „zawczasu” ryzyk niemożności przeprowadzenia spisów z natury.
Piotr Rybicki
