Jak wynika z ustaleń kontroli, w obowiązujących w Urzędzie Miasta zasadach prowadzenia ksiąg rachunkowych, w odniesieniu do odpisów aktualizujących należności, określono trzy odrębne metody dokonywania odpisów, brzmiące następująco:
– „Odpisów aktualizujących należności cywilnoprawne dokonuje się jednorazowo według stanu na koniec roku obrotowego, metodą identyfikacji poszczególnych należności, w której ustala się wielkość odpisu oddzielnie dla każdego dłużnika postawionego w stan upadłości lub likwidacji albo którego sytuacja majątkowa i finansowa wskazuje, że zapłata przez niego zobowiązań w kwotach wynikających z ksiąg rachunkowych nie jest prawdopodobna”;
– „Odpisów aktualizujących należności podatkowe dokonuje się jednorazowo według stanu na koniec roku obrotowego, przy zastosowaniu niżej określonych stawek procentowych:1) dla należności, których termin płatności upłynął w roku bilansowym – 10%, 2) dla należności, których termin płatności upłynął w roku poprzedzającym rok bilansowy – 30%, 3) dla pozostałych należności – 100 %, 4) dla odsetek – 100 %”;
– „Odpisów aktualizujących z tytułu należności zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz należności z tytułu refundacji wydatków, dokonuje się zgodnie z przepisami art. 35b ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Według powyższych zasad aktualizuje się również naliczone odsetki za zwłokę.”
Zasady te stosowano w praktyce, co wynika z analizy odpisu dokonanego na koniec 2022 r. W protokole kontroli inspektorzy zawarli ocenę, że „przyjęte w wewnętrznych procedurach metody wyceny należności na podstawie struktury wiekowej nie znajdują odzwierciedlenia w faktycznej możliwości wyegzekwowania należności wymagalnych”, przywołując treść przepisów art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Ustalenie to objął Pan uwagami przedstawionymi w dniu podpisania protokołu kontroli pismem, o którym mowa wyżej, wskazując, że miasto Grajewo nie może zgodzić się z takim stanowiskiem, ponieważ Bardzo podobne rozwiązanie zostało zastosowane przez Ministra Finansów w Zarządzeniu Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2022 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości dotyczących części budżetu państwa: 19 – Budżet, finanse publiczne i instytucje finansowe, 79 – Obsługa długu Skarbu Państwa, 82 – Subwencje ogólne dla jednostek samorządu terytorialnego i 84 – Środki własne Unii Europejskiej oraz zadań związanych z poborem opłat drogowych, szczegółowych zasad inwentaryzacji oraz instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Ministerstwie Finansów (Załącznik nr 1 do zarządzenia Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2022 r. – Dz. Urz. Min. Fin. poz. 127; B. Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego; I. Wycena aktywów i pasywów; pkt 34 i 35) – (załącznik nr 2 do niniejszego pisma). Ponadto zacytowano stanowisko zaprezentowane w publikacji prasowej, wskazujące, że Prawo bilansowe nie zawiera szczegółowych wytycznych dotyczących metodologii obliczania odpisów. Każda jednostka musi tu uwzględnić indywidualnie swoją sytuację i okoliczności działania. Wiele podmiotów, które sprzedają jednorodnym odbiorcom, na bardzo zbliżonych zasadach stosuje metodę procentu od sprzedaży. Inne podmioty korzystają z tzw. analizy wiekowania należności, czyli sprawdzają, ile dni ich należności są przeterminowane, i następnie biorąc pod uwagę doświadczenia swoje i innych kontrahentów oraz branży, szacują odpisy (publikacja ma charakter ogólny, odnoszący się do ogółu jednostek stosujących przepisy ustawy o rachunkowości, a nie stricte do jednostek sektora publicznego, w tym do organów podatkowych).
Odnosząc się do przedstawionego stanu należy wskazać, że sformułowane przez inspektorów w protokole kontroli uwagi są zasadne w stosunku do odpisów aktualizujących należności podatkowe – mimo przedstawionych przez Pana argumentów – ponieważ przyjęta w Urzędzie metoda nie uwzględnia w ogóle aspektu sytuacji majątkowej i finansowej dłużników. Przedstawione w Pana piśmie jako bardzo podobne rozwiązanie zawarte w zarządzeniu Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2022 r. różni się jednak zasadniczo od przyjętego w Urzędzie Miasta, ponieważ przewiduje, że wysokość odpisu aktualizującego ustala się poprzez zakwalifikowanie należności wymagalnej do przedziału czasowego zalegania z płatnością wyłącznie „w przypadku braku informacji o sytuacji finansowej i majątkowej dłużnika” (pkt 33). Okres zalegania z płatnością nie jest więc według zarządzenia Ministra Finansów jedynym lub nawet głównym wyznacznikiem ustalenia kwoty odpisu, a spełnia funkcję jedynie pomocniczą – ma zastosowanie wobec dłużnika tylko wówczas, jeżeli brak informacji o sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika. Rozwiązania przyjęte w Urzędzie Miasta – według cytatu z przepisów wewnętrznych zawartego w protokole kontroli – w ogóle pomijają ten aspekt w przypadku należności podatkowych. Należy zaś mieć na uwadze, że w przypadku tego rodzaju należności przepisy prawa określają precyzyjnie termin podjęcia poszczególnych czynności egzekucyjnych, co pozwala na stosunkowo szybką i rzetelną ocenę prawdopodobieństwa ściągnięcia należności w wyniku oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika wynikającej z działań organu egzekucyjnego.
Ponadto należy zwrócić uwagę, że nie ma uzasadnienia wynikająca z cytowanych przepisów Urzędu Miasta odmienność wysokości odpisów aktualizujących od podatkowych należności głównych (np. 10% czy 30% w zależności od przyjętego okresu przeterminowania) i odsetek naliczonych od tych należności (zawsze odpis w wysokości 100% należności). Biorąc pod uwagę specyfikę należności podatkowych należy wskazać, że nie ma różnicy w prawdopodobieństwie ściągnięcia należności głównej i odsetek – jest ono identyczne. Jak stanowi art. 55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383), jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę. Nie można zatem nie spłacić odsetek mimo spłaty należności głównej.
Źródło: https://bip.bialystok.rio.gov.pl/kategorie/211-2023/artykuly/293-wystapienia-pokontrolne-2023?lang=PL
