Piotr Rybicki
Jeżeli w 2026 roku nadal korzystamy z arkusza spisu z natury z 1991 roku (takiego jak na zdjęciu powyżej), to znak, że coś w organizacji zatrzymało się w czasie. Owszem – papierowy formularz z rubrykami na nazwę składnika, numer inwentarzowy i podpis członka komisji przez lata spełniał swoją funkcję. Problem w tym, że rzeczywistość gospodarcza, skala majątku i tempo zmian dawno przestały przypominać początek lat dziewięćdziesiątych.
Od czasu uchwalenia pierwszej wersji Ustawa o rachunkowości minęły ponad trzy dekady. W tym czasie zmieniły się systemy finansowo-księgowe, sposób raportowania, oczekiwania kontrolujących i poziom odpowiedzialności kierowników jednostek. Tymczasem w wielu jednostkach proces inwentaryzacji nadal opiera się na ręcznym przepisywaniu danych, mozolnym liczeniu (w tym wycenie!), poprawianiu korektorem i wprowadzaniu wyników do systemu „po fakcie”.
Papierowy arkusz to nie tylko sentyment. To realne ryzyka: błędy przepisywania, nieczytelne zapisy, brak bieżącej kontroli kompletności, trudność w analizie różnic czy weryfikacji historii zmian. Każde przepisanie danych z kartki do systemu to dodatkowy etap, na którym może powstać niezgodność. A im większa jednostka i bardziej rozproszony majątek, tym większa skala problemu.
Digitalizacja inwentaryzacji nie oznacza rewolucji dla samej rewolucji. To przede wszystkim uporządkowanie procesu. Automatyczna walidacja danych, natychmiastowa identyfikacja braków czy nadwyżek – to rozwiązania, które skracają czas spisu i podnoszą jego wiarygodność. Dane trafiają bezpośrednio do systemu, a kierownik jednostki ma wgląd w postęp prac niemal w czasie rzeczywistym.
I nawet zwykły arkusz kalkulacyjny – excel – tak znienawidzony przez kontrolujących – może być pomocnym narzędziem usprawniającym proces inwentaryzacji.
Co więcej, cyfrowy proces ułatwia archiwizację dokumentacji, analizę przyczyn różnic inwentaryzacyjnych i planowanie działań naprawczych. Zamiast segregatorów w archiwum – uporządkowana baza danych. Zamiast ręcznego zestawiania arkuszy – raport generowany przysłowiowym jednym kliknięciem.
Jeżeli więc w Twojej jednostce wciąż funkcjonuje arkusz spisu z natury pamiętający 1991 rok, warto zadać sobie pytanie: czy to przywiązanie do tradycji, czy niechęć do zmiany? Digitalizacja nie jest już przyszłością – w wielu organizacjach to po prostu standard.
Takie jest moje podejście do inwentaryzacji w 2026 roku.
Zapraszam na moje szkolenia!
/zdjęcie: https://www.bibliotekacyfrowa.eu/)
