1.
Zgodnie z zarządzeniem nr 87/2012 Burmistrza Gminy i Miasta w Drzewicy z dnia 26 grudnia 2012 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu dokumentów finansowo – księgowych w Urzędzie Gminy i Miasta w Drzewicy – arkusze spisu z natury są drukami ścisłego zarachowania, które wydaje dla zespołów spisowych uprawniony pracownik jednostki za potwierdzeniem. Arkusze wypełnia się w dwóch egzemplarzach bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu składników majątkowych. Na oddzielnych arkuszach należy ujmować środku trwałe, pozostałe środki trwałe w używaniu, wartości niematerialne i prawne oraz zapasy materiałów. Po przeprowadzeniu spisu z natury i dokonaniu wyceny przez wskazanego pracownika, arkusze przekazywane są zastępcy głównego księgowego w celu przeprowadzenia kontroli i zatwierdzenia pod względem formalno- rachunkowym. Poszczególne egzemplarze przeznaczone są: oryginał dla zastępcy głównego księgowego i kopia dla osoby materialnie odpowiedzialnej. Mimo wskazanych regulacji, ustalono że arkusze spisu z natury nie stanowiły w jednostce druków ścisłego zarachowania.
2.
W myśl art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości – inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
W zakresie samochodów pożarniczych OSP inwentaryzacji dokonała komisja inwentaryzacyjna Urzędu Miejskiego w Drzewicy, co naruszało wskazaną powyżej regulację. Z informacji uzyskanej od pracownika Urzędu wynikało, że majątek, którym dysponują jednostki OSP został im przekazany umowami użyczenia. Zatem to ochotnicze straże pożarne powinny dokonać ich inwentaryzacji, a jej wyniki przekazać do Burmistrza Drzewicy, tak jak stanowi wspomniany art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości;
3.
Z Instrukcji inwentaryzacyjnej wynikało, że zespół spisowy musi składać się z co najmniej dwóch osób, przy czym nie mogą to być osoby odpowiedzialne za spisane składniki majątkowe. Jednostka naruszyła regulacje wewnętrzne, ponieważ komisje inwentaryzacyjne (zespoły spisowe) inwentaryzowały obszary, gdzie zostały wskazane jako osoby materialnie odpowiedzialne;
4.
Arkusz spisu z natury nr 20 dotyczył tabletów powierzonych radnym Miasta Drzewica. Zgodnie z Instrukcją inwentaryzacyjną – arkusz spisu z natury podpisywany jest przez członków komisji inwentaryzacyjnej (zespołu spisowego) i osobę materialnie odpowiedzialną. Arkusz nr 20 podpisali wszyscy radni, bez wskazania, któremu radnemu który tablet powierzono. Ustalono, że tablety wydano radnym na podstawie umów użyczenia, których wzór określono w zarządzeniu nr 73/2018 Burmistrza Gminy i Miasta Drzewicy z dnia 8 listopada 2018 roku w sprawie określenia zasad użyczenia radnym Rady Gminy i Miasta w Drzewicy tabletów do użytku służbowego. Po zawarciu umowy sporządzano protokół przekazania tabletu z obowiązkiem zwrotu;
5.
Zgodnie z Instrukcją – wpis na arkusz powinien nastąpić bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistej ilości składnika majątkowego. Arkusze powinny być wypełniane w sposób umożliwiający podział ujętych w nich składników majątku według miejsc przechowywania i według osób odpowiedzialnych. Nie wolno spisywać na jednym arkuszu składników majątkowych powierzonych różnym osobom materialnie odpowiedzialnym. Zespoły spisowe wypełniają wszystkie wiersze i rubryki z wyjątkiem „cena” i „wartość” – czynność ta powinna być dokonana przez odpowiedniego pracownika księgowości. Jednostka inwentaryzację składników majątku za rok 2021 przeprowadziła w sposób niezgodny z instrukcją, ponieważ arkusze spisowe w całości wypełniane były komputerowo. Co istotne, w 2021 roku, w budynku Urzędu Miejskiego w Drzewicy wprowadzono system ewidencji majątku na podstawie kodów kreskowych, tym samym spis z natury dokonywany był przy użyciu metody sczytania kodów kreskowych, a co za tym idzie arkusze spisu drukowane były z programu Info- System ŚT, czego jednostka nie ujęła w regulacjach wewnętrznych dotyczących inwentaryzacji;
6.
Według Instrukcji w rozdziale VI. Przeprowadzenie inwentaryzacji – osoby materialnie odpowiedzialne składają oświadczenie, że wszystko zostało spisane, że nie wnoszą uwag i zastrzeżeń do spisu oraz sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji. W dokumentacji inwentaryzacyjnej wskazane oświadczenia występowały jedynie w przypadku obszarów, których spisu dokonano poprzez sczytanie kodów kreskowych, w pozostałych obszarach brak było przedmiotowych oświadczeń;
7.
Konto 020 – Wartości niematerialnie i prawne, które wykazywało saldo 206.069,55 zł nie zostało zinwentaryzowane (w dokumentacji znajdowały się jedynie wydruki z ewidencji środków trwałych oraz wykaz dowodów źródłowych dotyczących zakupu wartości niematerialnych i prawnych);
8.
Niektóre środki trwałe zostały przekazane na mocy umowy użyczenia Przedsiębiorstwu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Drzewicy sp. z o.o., zatem to Spółka powinna zgodnie z art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości dokonać inwentaryzacji, a jej wyniki przedstawić użyczającemu. W Gminie Drzewica naruszono wskazany przepis – spisu z natury dokonał bowiem zespół spisowy złożony z pracowników Urzędu Miejskiego w Drzewicy;
9.
Konto 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, wykazywało saldo Wn 2.000,00 zł – kaucja wpłacona do PKP PLK SA, podlegająca zwrotowi po zakończeniu umowy – należność zinwentaryzowano przez weryfikację, a zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości powinno być zastosowane potwierdzenie salda;
10.
Konto 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych, należności zinwentaryzowano poprzez weryfikację, jednak niektóre z należności dotyczyły podmiotów prowadzących księgi rachunkowe, tym samym podlegały inwentaryzacji poprzez uzgodnienie sald z tymi podmiotami;
11.
Konto 310 – Materiały – 9.760,75 zł – zastosowano weryfikację jako metodę inwentaryzacji, a powinien być spis z natury.
12.
Kontroli poddano zgodność danych z ewidencji gruntów z prowadzoną przez jednostkę ewidencją środków trwałych w grupie 0. Stwierdzono liczne rozbieżności, według zestawienia gruntów z ewidencji gruntów podmiot: „Drzewica” dysponuje ponad 281 ha gruntów, według stanu na dzień 2 sierpnia 2022 roku, a według ewidencji środków trwałych prowadzonej w Urzędzie Miejskim w Drzewicy – na koncie 011 w grupie 0 zaewidencjonowano grunty o powierzchni ponad 197 ha. Jednostka nie potrafiła wyjaśnić źródła ww. różnicy. Tak znacząca rozbieżność w powierzchni gruntów świadczy o nieprawidłowym funkcjonowaniu kontroli zarządczej oraz braku komunikacji pomiędzy poszczególnymi referatami Urzędu Miejskiego w Drzewicy. Zgodnie z § 8 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej – inwentaryzacja nieruchomości powinna zapewnić porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiednio gminnego, powiatowego i wojewódzkiego zasobu nieruchomości.
Powyższe dowodzi przeprowadzenia inwentaryzacji majątku gminy w omawianym zakresie sposób nierzetelny, co skutkowało m.in. zaniżeniem danych ewidencyjnych dotyczących wartości majątku Gminy.
W powyższej analizie odniesiono się do daty bieżącej, a nie stanu na dzień 31 grudnia 2021 roku, ponieważ według pracowników Urzędu dane z ewidencji gruntów można uzyskać tylko z datą bieżącą, z datą wsteczną/historyczną tylko po wystąpieniu do Starostwa Powiatowego o udzielenie informacji, a o taką na dzień 31 grudnia 2021 roku pracownicy Urzędu Miejskiego nie występowali.
Inspektorzy kontroli uzyskali natomiast oficjalne dane ze Starostwa Powiatowego w Opocznie na dzień 31 grudnia 2019 roku. Według gminnego zbiorczego zestawienia danych dotyczących gmin – Gmina i Miasto Drzewica dysponowała 280 ha gruntów, natomiast według ewidencji środków trwałych prowadzonej w jednostce Gmina była w posiadaniu i użytkowaniu wieczystym 196,7799 ha gruntów. Podkreślenia wymaga również fakt, że na dzień 31 grudnia 2019 roku grunty o nieregulowanym stanie prawnym to: – konto 011/0/6 – 105 działek o łącznej powierzchni 51,6048 ha; konto 011/0/7 – 316 działek o łącznej powierzchni 90,3890 ha. Razem: 421 działek o powierzchni 141,9938 ha. Z kolei na dzień 31 grudnia 2021 roku gruntów o nieuregulowanym stanie prawnym było: 011/0/6 – 78 działek o powierzchni 34,9314 ha; 011/0/7 – 311 działek o powierzchni 89,2832 ha. Razem: 389 działek o powierzchni 124,2146 ha Zatem w ciągu dwóch lat jednostka uregulowała stan prawny jedynie 32 działek o powierzchni 17,7792 ha. Jednostka złożyła wyjaśnienie, w którym wskazała, że podejmuje systematyczne działania polegające na uregulowaniu stanu prawnego gruntów. Nadmieniła, iż lata 2019 – 2022, to czas trwania pandemii COVID-19, co w sposób znaczący ograniczyło możliwości działania Gminy w tym zakresie, bowiem z uwagi na absencje chorobowe, kwarantanny, lockdown, zarówno uzyskiwanie dokumentów, załatwianie spraw urzędowych, jak i uzgodnienia spraw własnościowych było znacznie utrudnione.
