Wartość węgla z przeznaczeniem do sprzedaży w ramach zakupu preferencyjnego ewidencjonowanego na koncie 330 „Towary” nie została wyceniona według stanu na dzień 31 grudnia 2022 r. Stosownie do postanowień art. 28 ust. 1 pkt 6 w związku z art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, ze zm.) rzeczowe składniki aktywów obrotowych wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy według cen nabycia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy. Cenę nabycia stanowi kwota należna sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski. Przeprowadzona na dzień 31.12.2022 r. inwentaryzacja drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników nie ujawniła, że wartość węgla ewidencjonowanego na koncie 330 nie obejmuje poniesionych przez Gminę kosztów transportu, składowania i dystrybucji na podstawie umowy nr OC.5522.6.2022 zawartej w dniu 06.12.2022 r. ze Spółdzielnią Kółek Rolniczych w Damasławku z siedzibą w Starężynie i faktur wystawionych przez podmiot realizujący zadania wynikające z ww. umowy w łącznej kwocie 63.899,16 zł netto, które ujęte zostały na koncie 402 „Usługi obce” zapisem Wn 402 / Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
Źródło: https://bip.poznan.rio.gov.pl/kategorie/125-2023/artykuly/1964-gmina-damaslawek?lang=PL
Na dzień 31 grudnia 2022 roku jednostka nie zinwentaryzowała węgla i nie miała wiedzy jaki był na powyższy dzień stan magazynowy węgla. Z zestawienia obrotów i sald wynikało, że jednostka nie prowadziła konta 310 (materiały). Wskazane konto było wymienione w obowiązującej polityce rachunkowości. Ustalono, iż jednostka przyjmowała do ewidencji księgowej zakupiony węgiel na koncie 330, którego to konta nie przewidziano z kolei w planie kont jednostki;
Źródło: https://bip.lodz.rio.gov.pl/artykul/239/3058/gm-ladzice-kontrola-kompleksowa-przeprowadzona-przez-rio-w-lodzi-zakonczona-w-2023r
Kontrola zagadnień związanych z ewidencją węgla zakupionego przez gminę w celu odsprzedaży go mieszkańcom – w związku z ustawą o zakupie preferencyjnym paliwa stałego dla gospodarstw domowych – wykazała, że rozchód węgla w 2022 r. został zaewidencjonowany po stronie Ma konta 330 „Towary” na podstawie danych zestawienia sporządzonego dnia 9 stycznia 2023 r. przez referenta ds. wojskowości, obrony cywilnej i ochrony informacji niejawnych (pracownika Urzędu Miejskiego zajmującego się tym zagadnieniem, co jednakże nie zostało mu powierzone przez Pana Burmistrza na piśmie). Rozchód towarów został zaksięgowany w kwocie 133.414,35 zł, mimo że w zestawieniu sporządzonym przez pracownika rozchód wynosił 133.414,39 zł (więcej o 0,04 zł). Wykazany w zestawieniu rozchód towarów w ilości 109,4 ton został ustalony na podstawie faktur sprzedaży wystawionych przez gminę w grudniu 2022 r., z tym, że – jak wykazała kontrola – jedna faktura dotycząca sprzedaży 1,5 t nie została opłacona, węgiel nie został odebrany ze składu, a zatem rzeczywista ilość węgla rozdystrybuowana mieszkańcom wynosiła 107,9 tony (mniej o 1,5 t). W konsekwencji stan węgla wykazany w ewidencji na koniec 2022 r. powinien wynosić 19,8 t, zaś w zestawieniu pracownik wykazał stan węgla 18,3 t. Stan węgla ustalony przez kontrolowaną jednostkę na podstawie wystawionych faktur (18,3 t) nie został zinwentaryzowany. Jak wynika z ustaleń kontroli, węgiel składowany był na placu udostępnionym gminie przez przedsiębiorcę w związku z wydzierżawieniem przez gminę znajdującej się na placu wagi samochodowej i był wydawany przez pracownika Urzędu. Wskazuje to, że gmina składowała węgiel na terenie, do którego posiadała w tym okresie tytułu prawny, a zatem za właściwe należałoby uznać zinwentaryzowanie węgla w drodze spisu z natury. Inwentaryzacji w drodze spisu z natury nie przeprowadzono. Na pytanie o przyczynę zaniechania inwentaryzacji węgla udzielił Pan odpowiedzi, z której wynika, że zestawienie sporządzone przez pracownika czyni zadość obowiązkom inwentaryzacyjnym. Na tle przepisów art. 26 ustawy o rachunkowości należy zwrócić uwagę, że przeprowadzone w jednostce czynności miały charakter właściwy weryfikacji (porównania danych ksiąg z odpowiednimi dokumentami), natomiast przewidzianą ustawą metodą inwentaryzacji rzeczowych składników aktywów obrotowych jest spis z natury lub uzyskanie potwierdzenia salda od kontrahenta (jeżeli składniki aktywów zostały powierzone kontrahentowi).
Źródło: https://bip.bialystok.rio.gov.pl/kategorie/211-2023/artykuly/293-wystapienia-pokontrolne-2023?lang=PL
Aktualizacja 12.12.2023
Kwestia inwentaryzacji węgla powierzonego spółce była także przedmiotem przedstawionych przez Pana uwag (zastrzeżeń) do protokołu kontroli z dnia 10 listopada 2023 r., z których wynika, że Miasto Grajewo nie może zgodzić się ze stanowiskiem, iż należało uzyskać od kontrahenta potwierdzenie prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu wspomnianych aktywów (…) W przypadku, gdyby uzyskanie potwierdzenia salda nie było możliwe z przyczyn uzasadnionych, możliwe jest przeprowadzenie inwentaryzacji węgla inną metodą inwentaryzacji, a zatem porównanie z innymi dokumentami źródłowymi (…). W związku z tym, że Przedsiębiorstwo Energetyki Cieplnej Sp. z o.o., z którym miasto podpisało umowę w sprawie dystrybucji węgla gospodarstwom domowym świadczyło usługę składowania węgla będącego własnością Miasta, nie prowadziło zatem ewidencji księgowej ani magazynowej w tym zakresie. Potwierdzenie protokołu weryfikacji przez PEC sp. z o.o. było w związku z powyższym niemożliwe. Spółka również nie przeprowadziła spisu z natury powierzonych jej do sprzedaży składników i nie przekazała wyników takiego spisu, co Miast uznało za „uzasadnioną przyczynę” i inwentaryzację przeprowadziło metodą weryfikacji dokumentów (w załączeniu opinia eksperta (…))
Odnosząc się do wyjaśnienia należy wskazać, że świadczy ono o błędnej interpretacji przepisów ustawy o rachunkowości. Wykonanie obowiązków spoczywających na mieście Grajewo jako właścicielu węgla powierzonego do dystrybucji powinno polegać na wystąpieniu o potwierdzenie stanu wykazanego w księgach, na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy. Dopiero brak reakcji na tego rodzaju wezwanie podmiotu mającego w posiadaniu węgiel (niezależnie od przyczyn braku potwierdzenia) można byłoby oceniać jako brak możliwości potwierdzenia stanu upoważniający do zastosowania metody weryfikacji. Izba nie zauważa podstaw do samodzielnego rozstrzygania przez jednostkę, że potwierdzenie stanu nie było możliwe, zwłaszcza z takiego powodu, że Przedsiębiorstwo nie prowadziło ewidencji księgowej ani magazynowej w tym zakresie. Powierzone do przechowania obce składniki aktywów nie są obejmowane ewidencją bilansową żadnego podmiotu je przechowującego, ponieważ nie posiadają cech aktywów w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości. Nie oznacza to jednakże, że po stronie przechowującego nie istnieją obowiązki inwentaryzacyjne – określa je art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Jeżeli w wyniku wezwania do potwierdzenia stanu spółka nie wykonałaby obowiązku przeprowadzenia spisu z natury i nie przekazała informacji o jego wynikach, to stanowiłoby to okoliczność uzasadniającą zastosowanie metody weryfikacji. Z przedstawionych wyjaśnień wynika zaś, że za takie uzasadnienie przyjęto poczynione z góry przez właściciela materiałów założenie, że nie mogło dojść do potwierdzenia stanu (tj. nie podjęto próby potwierdzenia). Stanowisko takie w ocenie Izby nie ma umocowania w przepisach ustawy. Obowiązkiem Urzędu Miasta było formalne wystąpienie o potwierdzenie stanu.
Źródło: https://bip.bialystok.rio.gov.pl/kategorie/211-2023/artykuly/293-wystapienia-pokontrolne-2023?lang=PL
