/wystąpienie pokontrolne RIO Łódź/
Inwentaryzacja przeprowadzona na dzień 31 grudnia 2024 roku, na podstawie zarządzenia nr 156/2024 Wójta Gminy Czarnocin z dnia 31 grudnia 2024 roku, w sprawie powołania Komisji Inwentaryzacyjnej oraz przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej składników majątkowych nie została odpowiednio udokumentowana, a mianowicie:
– w protokole nr 1/2025 z dnia 2 stycznia 2025 roku z inwentaryzacji gotówki w kasie Urzędu Gminy Czarnocin oraz przechowywanych w kasie druków ścisłego zarachowania, przeprowadzanej na ostatni dzień roboczy roku kalendarzowego, nie odnotowano zapisów dotyczących stanu druków ścisłego zarachowania w postaci druków spisu z natury;
– na arkuszach spisu z natury od nr 1 do nr 56 nie uzupełniono informacji o tym w jakim dniu rozpoczęto spis i w jakim dniu go zakończono, brakowało również informacji o czasie w jakim dokonano spisu, w związku z powyższym nie było możliwym ustalenie, czy inwentaryzacji dokonano zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości;
– arkusze spisu z natury od nr 57 do nr 61 wypełnione były komputerowo w zakresie nazwy spisywanego przedmiotu, składu komisji inwentaryzacyjnej/ zespołu spisowego. Komputerowo wypełniono też pozycję ilość, co budzi wątpliwości co do rzetelności przeprowadzenia inwentaryzacji, gdyż ilość składników winien sprawdzić zespół spisowy a nie mieć ją narzuconą w arkuszu według pola spisowego;
– arkusz spisu z natury nr 15 nie został zsumowany;
– wszystkie arkusze spisu z natury zostały ponumerowane ołówkiem, co umożliwiało dokonywanie zmian w numeracji;
– na arkuszach spisu z natury nr 9 i nr 20 do poprawy błędów użyto korektora;
– na arkuszach spisu z natury nr 27, 32, 42 i 53 poprawiono błędy poprzez przeprawienie cyfry. W § 17 Instrukcji inwentaryzacyjnej wskazano, że błędy na arkuszu spisu z natury mogą być korygowane w sposób wskazany w art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który stanowi, iż stwierdzone błędy w zapisach poprawia się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty;
– brak było oświadczeń osób odpowiedzialnych materialnie o tym, że wszystkie składniki zostały objęte spisem i osoby te nie wnoszą zastrzeżeń do kompletności spisu i do pracy zespołu spisowego, które stanowiło załącznik nr 1 do ww. zarządzenia. W Instrukcji inwentaryzacyjnej wskazano, że osoby odpowiedzialne materialnie zobowiązane są przed rozpoczęciem spisu z natury złożyć pisemne oświadczenie na ręce Przewodniczącego Stałej Komisji Inwentaryzacyjnej, że wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników majątku zostały przekazane do księgowości;
– w zakresie inwentaryzacji dokonanej metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji składników majątku, według stanu na dzień 31 grudnia 2024 roku, jednostka odnośnie kont księgowych (wskazanych w protokole kontroli) nie powiązała wyników inwentaryzacji z zapisami księgowymi, co naruszało art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przy weryfikacji stanu aktywów i pasywów ograniczono się tylko do wydrukowania zestawienia kwot wynikających z ewidencji księgowej, nie odnotowano czy dokonano czynności porównania tych danych z odpowiednimi dokumentami, i w oparciu o jakie dokumenty to porównanie przeprowadzono. Metoda weryfikacji polega na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Protokół weryfikacji sald kont bilansowych na dzień 31 grudnia 2024 roku zawierał jedynie następujący zapis ,,W dniach 9 stycznia 2025 – 15 stycznia 2025 roku Komisja Inwentaryzacyjna wraz ze Skarbnikiem zweryfikowała salda kont i stwierdziła, że wynikają one z zapisów prawidłowo udokumentowanych sprawozdaniami i zatwierdzonymi dokumentami”. Protokół został podpisany przez 2-óch członków Komisji oraz przez Skarbnika Gminy. Protokół nie został opatrzony datą jego sporządzenia, jak również w protokole nie wskazano jakie konta poddano weryfikacji oraz jakie wykazywały salda na dzień 31 grudnia 2024 roku;
– stan księgowy konta 080 – Środki trwałe w budowie, na dzień 31 grudnia 2024 roku wynosił 24.864.373,13 zł. Nie udokumentowano porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników majątkowych, tak aby stopień realizacji środka trwałego w budowie oraz wycenioną wartość można było skonfrontować z nakładami jakie poniesiono na jego realizację. W dokumentacji z inwentaryzacji znajdowało się jedynie zestawienie obrotów i sald konta 080 na dzień 31 grudnia 2024 roku.
– stan księgowy konta 240-11 – Rozrachunki z tytułu zabezpieczeń, na dzień 31 grudnia 2024 roku wynosił 129.024,54 zł. W dokumentacji brak było protokołu inwentaryzacji przeprowadzonej metodą porównania zapisów w księgach rachunkowych z dokumentacją na dzień 31 grudnia 2024 roku odnośnie ww. konta 240-11. Nie odniesiono się do terminu przechowywania zabezpieczeń należytego wykonania umów. Stan księgowy konta 240-12 – rozrachunki z tytułu wadium/kaucje świetlice na dzień 31 grudnia 2024 roku wynosił 4.253,24 zł. Protokół inwentaryzacji przeprowadzonej metodą porównania zapisów w księgach rachunkowych z dokumentacją na dzień 31 grudnia 2024 roku odnośnie konta 240-12 (wadium, kaucje wpłacone jako zabezpieczenie z tytułu najmu lokalu/świetlicy w roku 2024) na kwotę 4.253,24 zł został podpisany przez 2-óch członków Komisji Inwentaryzacyjnej oraz Skarbnika Gminy. Protokołu nie opatrzono datą jego sporządzenia. Inwentaryzacja konta 240-11 i 240-12 została przeprowadzona nierzetelnie, przeprowadzenia inwentaryzacji w przedmiotowym zakresie nie udokumentowano. Dowodem nieprzeprowadzenia w sposób prawidłowy inwentaryzacji w zakresie konta 240-11 i 240-12 są nieprawidłowości w zakresie terminu zwrotu zabezpieczeń należytego wykonania umowy oraz wadium wykazane we wcześniejszej części wystąpienia pokontrolnego;
– Gmina Czarnocin zawarła osiem umów użyczenia majątku Gminy Czarnocin z jednostkami OSP z jej terenu: OSP w Bieżywodach, OSP w Rzepkach, OSP w Dalkowie, OSP w Tychowie, OSP w Zamościu, OSP w Woli Kutowej, OSP w Biskupiej Woli, OSP w Szynczycach. Z dokumentów inwentaryzacyjnych wynikało, że na arkuszach od 1 do 56 dokonano spisu z natury majątku Gminy Czarnocin oddanych w użyczenie jednostkom OSP. Majątek Gminy Czarnocin oddany w użyczenie jednostkom OSP z terenu Gminy Czarnocin powinny zinwentaryzować jednostki OSP, zaś wyniki inwentaryzacji przekazać do Urzędu Gminy w Czarnocinie w drodze potwierdzenia salda. Do kontroli przekazano także protokoły weryfikacji środków trwałych majątku Gminy Czarnocin np. (mebli, samochodów, budynków, wiat przystankowych) przekazanych w użytkowanie OSP działającym na terenie Gminy Czarnocin. W przeważającej ilości protokoły nie były podpisane przez osoby dokonujące weryfikacji jak również nie zawierały daty dokonania weryfikacji;
– brak było protokołu rozliczenia wyników inwentaryzacji. W dokumentacji znajdowało się jedynie zestawienie spisanych druków, zestawienie nie było podpisane, jak również nie zawierało daty dokonania rozliczenia.
Źródło: RIO ŁÓDŹ
