1. Nieujawnienie różnic dotyczących środków trwałych – konto 011
W ramach inwentaryzacji środków trwałych zastosowano metodę porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości składników.
Problem polegał na tym, że podczas tej procedury nie ujawniono rozbieżności pomiędzy ewidencją na koncie 011 „Środki trwałe” a rzeczywistym stanem gruntów gminnych. Kontrola wykazała wcześniej, że sama ewidencja środków trwałych była nierzetelna:
- nie ujęto w niej zakupionej 17 lutego 2023 r. działki nr 104/9 w obrębie Chrzan o wartości 10.500 zł;
- w ewidencji nie ujęto w terminie rozchodu nieruchomości sprzedanych w 2025 r. o łącznej wartości 91.284 zł;
- sprzedaż 11 działek o wartości historycznej 7.357 zł wprowadzono dopiero do ksiąg w 2026 r.;
- do czasu kontroli nie ujęto sprzedaży kolejnych dwóch działek o łącznej wartości 83.927 zł.
Szczególnie istotne jest to, że podczas inwentaryzacji nie porównano stanu konta 011 z ewidencją szczegółową środków trwałych. Nie zestawiono również wartości gruntów z ewidencji środków trwałych z ewidencją gminnego zasobu nieruchomości prowadzoną w systemie Radix MKO+.
Oznacza to, że inwentaryzacja nie spełniła swojej podstawowej funkcji kontrolnej – nie pozwoliła wykryć różnic pomiędzy księgami a rzeczywistym zasobem nieruchomości.
2. Nieprawidłowa weryfikacja umorzenia środków trwałych – konto 071
Analogiczny problem wystąpił przy koncie 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”.
Na dzień 31 grudnia 2025 r.:
- konto 071 wykazywało umorzenie w wysokości 63.496.878,30 zł,
- natomiast „Tabela amortyzacyjna” wykazywała 63.156.666,46 zł,
- różnica wynosiła więc 340.211,84 zł.
Kontrola wykazała, że podczas inwentaryzacji nie dokonano porównania salda konta 071 z „Tabelą amortyzacyjną”. W konsekwencji inwentaryzacja nie wykazała istniejącej różnicy.
Na różnicę składały się m.in.:
- 23.000 zł – umorzenie agregatu prądotwórczego, którego nie wyksięgowano po jego likwidacji;
- 327.964,60 zł – umorzenia dotyczące środków trwałych rozchodowanych w latach wcześniejszych oraz błędne księgowania;
- 10.752,76 zł – niezgodność przy przenoszeniu sald pomiędzy latami dotycząca oczyszczalni ścieków w Kamieniu.
W efekcie inwentaryzacja konta 071 była formalnie przeprowadzona, ale nie obejmowała kluczowego uzgodnienia z ewidencją pomocniczą, które pozwoliłoby wykryć błędy.
3. Nierzetelna inwentaryzacja rozrachunków – konto 201
Nieprawidłowości wystąpiły również przy inwentaryzacji konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”.
Na dzień 31 grudnia 2025 r. konto syntetyczne wykazywało:
- saldo Wn: 6.706,23 zł zamiast prawidłowych 7.721,36 zł,
- saldo Ma: 141.089,01 zł zamiast 142.104,14 zł.
Szczególnie problematyczne było konto szczegółowe 201-000-00000-00000-03. Wykazywało ono saldo Wn 6.706,23 zł, podczas gdy prawidłowo powinno wykazywać jednocześnie:
- saldo Wn 7.721,36 zł,
- saldo Ma 1.015,13 zł.
Mimo tego w dokumentacji inwentaryzacyjnej potwierdzono zgodność sald z wynikami inwentaryzacji i wskazano, że różnice inwentaryzacyjne nie wystąpiły.
Co więcej, protokół inwentaryzacji nie wymieniał dokumentów źródłowych, na podstawie których ustalono salda należności i zobowiązań, ani nie zawierał ich kopii. W ocenie kontroli oznaczało to, że faktycznie nie dokonano prawidłowego porównania salda konta 201 z dokumentacją źródłową.
4. Zastosowanie niewłaściwej metody inwentaryzacji należności i aktywów finansowych
Kolejna nieprawidłowość dotyczyła należności od kontrahentów oraz aktywów finansowych.
Gmina powinna była uzyskać od kontrahentów potwierdzenie prawidłowości wykazanego w księgach stanu oraz wyjaśnić i rozliczyć ewentualne różnice.
Tymczasem na dzień 31 grudnia 2025 r. przeprowadzono inwentaryzację przez porównanie danych ksiąg z dokumentami i weryfikację wartości, zamiast przez uzyskanie potwierdzenia salda.
Dotyczyło to:
- należności od osoby prawnej wynikającej z konta 201,
- aktywów finansowych z tytułu udziałów objętych w spółkach,
- udziałów w spółdzielni energetycznej, ujętych na koncie 030.
Czyli problem nie polegał tylko na braku dokumentu potwierdzającego saldo, ale przede wszystkim na zastosowaniu niewłaściwego sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji dla tych składników.
Najważniejszy wniosek z wystąpienia pokontrolnego jest więc taki, że inwentaryzacja została przeprowadzona w sposób nierzetelny, ponieważ nie wykonano podstawowych uzgodnień pomiędzy księgami rachunkowymi, ewidencją pomocniczą, dokumentacją źródłową i innymi rejestrami majątku gminy. Kontrola zakwalifikowała to jako naruszenie m.in. art. 26 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Warto też zwrócić uwagę, że nieprawidłowości w samej ewidencji środków trwałych i umorzenia były opisane w dokumencie jako odrębne uchybienia, a następnie kontrolerzy pokazali, że prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja powinna była te błędy wykryć. To właśnie stanowi główny zarzut dotyczący inwentaryzacji.
Opracowano na podstawie: https://bip.poznan.rio.gov.pl/kategorie/365-2026/artykuly/5749-miasto-i-gmina-zerkow?lang=PL
zdjęcie: AI
