W odniesieniu do inwentaryzacji w Starostwie Powiatowym w Skierniewicach, przeprowadzonej według stanu na dzień 31 grudnia 2018 roku, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
zapisy zarządzenia nr 35/2018 Starosty Skierniewickiego z dnia 22 listopada 2018 roku w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych Powiatu Skierniewickiego zawierały wytyczne dotyczące zinwentaryzowania składników majątku, które w kontrolowanej jednostce nie występowały, a mianowicie: długo – krótkoterminowe udziały, akcje, inne papiery wartościowe, udzielone pożyczki. Należy wskazać, że wydane zarządzenie kierownika jednostki powinno zawierać wytyczne odnoszące się do rzeczywistych składników majątku, stanowiących majątek jednostki;
na arkuszu spisowym rejestrowano składniki majątku znajdujące się na danym polu spisowym, bez zachowania systematyki podziału na rodzaje składników majątku, np.: na arkuszu spisowym nr 00203 zinwentaryzowano monitory oraz komputery o wartości 31.399,02 ujęte na koncie 013 – pozostałe środki trwałe oraz o wartości 28.957,60 zł ujęte na koncie 011 – środki trwałe. Obowiązek sporządzania odrębnych arkuszy spisowy dla danego rodzaju składników majątku wynikał z § 21 ust. 1 instrukcji inwentaryzacyjnej, wprowadzonej zarządzeniem nr 32/2018 Starosty Skierniewickiego z dnia 2 listopada 2018 roku, zgodnie z którym – na oddzielnych arkuszach spisowych dokonuje się spisu: 1) środków trwałych, 2) pozostałych środków trwałych, 3) składników majątkowych niepełnowartościowych, uszkodzonych i zniszczonych, 4) materiałów, 5) druków ścisłego zarachowania, 6) środków pieniężnych, tj. gotówki w kasie, 7) depozytów przechowywanych w pomieszczeniu kasowym, 8) obcych składników majątku, Powyższą nieprawidłowość odnotowano w odniesieniu do arkuszy spisowych nr 166, 177, 178. Niezależnie od powyższego, jednostka powinna przeanalizować możliwość wypełnienia ww. wymogu, w szczególności w zakresie środków trwałych i pozostałych środków trwałych, mając na względzie okoliczność, że wycena spisanych z natury składników majątkowych następuje po spisie. Pojawia się zatem wątpliwość, w jaki sposób zespół spisowy ma już w momencie spisu odróżnić ww. składniki majątkowe (objęte ewidencją konta 011 od tych ewidencjonowanych na koncie 013);
zaniechano czynności mających na celu ustalenie przyczyn zwiększeń lub zmniejszeń salda należności powstałych w okresie po przeprowadzonych czynnościach inwentaryzacyjnych do dnia wyznaczonego przez kierownika jednostki jako ten, na który należało przeprowadzić inwentaryzację. Według zapisów „protokołu inwentaryzacji dokonanej drogą potwierdzenia salda na dzień 30.11.2018”, Komisja inwentaryzacyjna dokonała weryfikacji sald należności na dzień 30 listopada 2018 roku. Starosta Skierniewicki w § 4 zarządzenia 35/2018 z dnia 22 listopada 2018 roku, wskazał że ustalenie rzeczywistego stanu aktywów miało nastąpić według stanu na dzień 31 grudnia 2018 roku, dlatego też Komisja zobowiązana była do przeprowadzenia weryfikacji sald na dzień wyznaczony przez kierownika jednostki, uwzględniając salda kont, na których odnotowano zmiany w grudniu, co szczegółowo opisano w protokole kontroli;
zaniechano inwentaryzacji części nieruchomości gruntowych stanowiących własność Powiatu Skierniewickiego. Według danych wynikających z protokołu inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji, Komisja objęła weryfikacją 26 działek gruntowych o łącznej powierzchni 12,0984 ha, i wartości 1.036.498,84 zł. Natomiast według danych wynikających z Powiatowego Zasobu Nieruchomości (ewidencji gruntów i budynków), na dzień 31 grudnia 2018 roku Powiat był właścicielem 349 działek gruntowych, o łącznej powierzchni 338,5016 ha. Powyższe stanowi podstawę do stwierdzenia, że przeprowadzone czynności weryfikacyjne były niestaranne bądź przeprowadzono je w sposób nieprawidłowy, nie stosując się do wymogów § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 roku w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, zgodnie z którym – inwentaryzacja nieruchomości powinna zapewnić porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją odpowiednio gminnego, powiatowego i wojewódzkiego zasobu nieruchomości. Prawidłowo przeprowadzona weryfikacja danych wynikających z ewidencji budynków i gruntów w zakresie własności nieruchomości (akty notarialne, decyzje komunalizacje) pozwoliłaby na ujawnienie różnic pomiędzy rzeczywistym stanem majątkowym a stanem księgowym jednostki. Powyższe naruszało również art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym – ww. składniki majątku inwentaryzuje się metodą weryfikacji salda, tj. porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości.
