Napisanie dobrej instrukcji inwentryzacyjnej, takiej która faktycznie będzie miała zastosowanie w danej jednostce, to nie lada wyzwanie.
Czego nie pisać w takich instrukcjach? Oto kilka przykładów…
- Nie piszmy zdań, których większość z nas nie zrozumie („Inwentaryzacja dokonywana drogą weryfikacji stanu ewidencyjnego polega na ustaleniu realności stanów aktywów i pasywów przez konfrontację danych z ewidencji z rzeczywistością potwierdzoną dokumentami.”) – pracownicy nie wiedzą co faktycznie mają wtedy zrobić.
- Nie piszmy zdań wzajemnie się wykluczających („Spisu z natury rzeczowych składników majątku dokonuje się przez ustalenie rzeczywistej ich ilości za pomocą czytnika” … „Błędy w arkuszach spisowych koryguje się wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu w sposób umożliwiający późniejsze jego odczytanie, wpisanie zapisu poprawnego, umieszczenie daty oraz podpisów osoby dokonującej korekty”) – to pożywka dla kontroli!
- Nie stosujmy zapisów, które z założenia są niemożliwe do wykonania („Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone jej składniki majątku”) – w praktyce w niewielu przypadkach zostaje przypisana odpowiedzialność materialna za środki trwałe.
- Nie umieszczajmy wytycznych, z których nie wynika jednoznacznie w jakim terminie trzeba dokonać czynności („Dokumentację związaną z inwentaryzacją winno się przechowywać przez okres 5 lat od daty jej przeprowadzenia i rozliczenia.”) – to nasza instrukcja – nie powodujmy w niej wątpliwości interpretacyjnych.
- Nie umieszczajmy zapisów, których następnie nie realizujemy („Spis z natury powinien być poddany wyrywkowej kontroli przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej lub wyznaczonych przez niego kontrolerów”) – instrukcja naprawdę jest czytana przez RIO, NIK i inne instytucje kontrolujące Waszą jednostkę!
Powodzenia!
