Wyniki kontroli wykazały nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli podpisanym w dniu 19 listopada 2021 roku, spowodowane nieprzestrzeganiem obowiązujących przepisów prawa, a mianowicie:
W zakresie prowadzonych w 2020 roku ksiąg rachunkowych i ewidencji księgowej stwierdzono nieprawidłowości naruszające przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2017 r. poz. 1911, ze zm., a od dnia 03.03.2020 r. Dz. U. z 2020 r. poz. 342), a także przepisów wewnętrznych, a mianowicie:
7) Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, że w roku 2020 na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” ujmowano następujące operacje:
a) naliczenie należnych, a nie zapłaconych odsetek od należności podatkowych oraz od należności cywilnoprawnych, zapisem Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” / Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności” księgowanie na koniec każdego kwartału),
b) umniejszenie odpisów aktualizujących należności, zapisem ze znakiem minus Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” / Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności” (wyksięgowanie uprzednio naliczonych odsetek dokonywane na koniec każdego kwartału, przed zaksięgowaniem przypisu należnych odsetek według stanu na koniec kwartału).
W roku 2020 na koncie 290 nie ujmowano operacji związanych z odpisami aktualizującymi należności – zgodnie z przepisami art. 35b ustawy o rachunkowości, pomimo że występowały przesłanki do ich dokonania. Saldo konta na dzień 31.12.2020 roku wynosiło 822.077,47 zł i dotyczyło kwot naliczonych, a niezapłaconych do końca roku odsetek od należności.
Ustalono, że w § 6 pkt 5 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 80/2019 Wójta Gminy Orchowo z dnia 30.12.2019 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości i zakładowego planu kont dla budżetu Gminy Orchowo oraz dla Urzędu Gminy Orchowo Wójt określił zasady dokonywania odpisów wskazując: „Odpisy aktualizujące wartość należności są dokonywane nie później niż na dzień bilansowy stosując przepisy art. 35b ustawy o rachunkowości. Odpisy aktualizujące należności przeterminowane tworzy się metodą wiekowania, w zależności od okresu zalegania z płatnością w miesiącach w następujących wysokościach:
a) do 3 miesięcy zalegania z płatnością – bez odpisu aktualizującego,
b) od 3 do 6 miesięcy zalegania z płatnością – odpis aktualizujący w wysokości 25% wartości należności,
c) od 6 do 12 miesięcy zalegania z płatnością – odpis aktualizujący w wysokości 50% wartości należności,
d) powyżej roku zalegania z płatnością – odpis aktualizujący w wysokości 80% wartości należności.
Powyższą zasadę stosuje się do podatków, opłat lokalnych, za najem i dzierżawę składników majątkowych.
Wysokość odpisu aktualizującego należności ustalana jest na podstawie ewidencji księgowej przez Referat Księgowości Budżetowej, utworzenie odpisu zatwierdza Burmistrz Miasta”.
Z powyższego wynika, że praktyka księgowa w powyższym zakresie była niezgodna z obowiązującymi przepisami wewnętrznymi oraz opisem do konta 290 wynikającym z załącznika Nr 3 do rozporządzenia. Ponadto z przytoczonych przepisów wewnętrznych wynika, że zawierają one błędne sformułowania, tzn. zamiast Wójta Gminy Orchowo wskazany został w nich „Burmistrz Miasta”.
