Jak powinniśmy postąpić w przypadku, gdy do dnia wysłania potwierdzenia salda należności otrzymaliśmy jej zapłatę? i czy takowa zapłata może niejako zastępować potwierdzenie salda?
Analizując zapisy ustawy o rachunkowości jednoznacznie można stwierdzić, że obowiązek potwierdzenia salta dotyczy wszystkich* sald, które widnieją w księgach rachunkowych ma dzień ich inwentaryzowania, czyli w praktyce na koniec października, listopada lub grudnia.
Oczywistym jest że pomiędzy dniem, na który uzgadniamy saldo, a dniem wysyłki, mogły nastąpić zapłaty za niektóre z należności. Ustawa o rachunkowości, jak również stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami, nie rozpatrują takiego przypadku. Można zatem domniemywać, że ani intencją ustawodawcy (z 1994 r.) roku autorom stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości (z 2019 r.) zapłata nie stanowi potwierdzenie salda.
Ale czy zapłata za należność nie jest najlepszą formą potwierdzenia salda?
W mojej ocenie kontrahent dużo szybciej potwierdzi nieprawidłowe saldo niż dokona zapłaty jeżeli z jego wysokością nie będzie się zgadzał! Potwierdza to zresztą codzienna praktyka każdego księgowego – każdorazowo dokonuje się bardzo wnikliwej analizy zgodności kwoty z fakturą, zamówieniem czy innymi dokumentami, które mają potwierdzić jej prawidłowość i pozwolić „z czystym sumieniem” zapłacić. Niewątpliwie te czynności mają charakter potwierdzenia salda, aczkolwiek nikt tak ich nie nazywa – w momencie gdy stanowią element czynności poprzedzających prawidłowość kwoty do zapłaty.
Myślę, że nie warto zatem automatycznie przekreślać zapłaty jako czynności potwierdzającej prawidłowość salda. By jednak móc uznać płatność za odpowiedni dokument potwierdzający saldo, niezbędne są zapisy w ramach polityki rachunkowości.
Piotr Rybicki
* w mojej ocenie jest możliwość ustalenia dolnej kwoty, do której potwierdzenia sald nie będą wysyłane, jednakże praktyka organów kontrolnych wskazuje, że taki oddolny limit nie jest najczęściej przez nich akceptowany.
