Wiele praktycznych trudności przysparza jednostkom budżetowym inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza, która najczęściej mam miejsce przy zmianie osoby odpowiedzialnej za inwentaryzowane składniki (np. zmianie kasjera, magazyniera, czy kierownika jednostki).
Celem inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej jest z jednej strony potwierdzenie przez osobę zdającą które faktycznie składniki przekazuje, z drugiej zaś – przez osobę przyjmującą odpowiedzialność – które składniki znajdą się pod jej pieczą. Oznacza to, że warunkiem niezbędnym do przeprowadzenia inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej jest aktywny udział obydwu stron. Wprawdzie mówi się o inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej to w praktyce jest to spis z natury zdawczo-odbiorczy bo przedmiotem przekazania są z reguły składniki materialne (najczęściej gotówka, środki trwałe, zapasy), co nie wyklucza oczywiście, że zdawczo-odbiorczym procesem można objąć składniki weryfikowane lub potwierdzane saldem. Terminu przeprowadzania tej inwentaryzacji z reguły nie da się zaplanować z dużym wyprzedzeniem, i z zasady również jednostka nie dysponuje nieograniczonym czasem na jej przeprowadzenie.
Natomiast inwentaryzacja roczna to zaplanowane działanie – którego częstotliwość da się zaplanować co najmniej z rocznym wyprzedzeniem. Ma ona również zupełnie inne cele – potwierdzenie kwot prezentowanych w księgach rachunkowych i sprawozdaniach. Są to zatem wykluczające się procesy, choć w praktyce są uzyskiwane przez takie same czynności.
W praktyce zatem może dojść do sytuacji, że w krótkich odstępach czasu powstanie obowiązek przeprowadzenia zarówno inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej (np. w wyniku zmiany kierownika jednostki), jak i rocznej inwentaryzacji (już zaplanowanej). Czy dwóch spisów z natury!
Czy jest zatem możliwe potraktowanie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej jako rocznej inwentaryzacji? Tak, ale…
By móc zaliczyć inwentaryzację zdawczo-odbiorczą jako roczną inwentaryzację należy spełnić co najmniej kilka niezbędnych warunków:
– inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza musi spełniać wszystkie wymogi zawarte w art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości, a także zapisy wewnętrznej instrukcji inwentaryzacyjnej; nie może być zatem żadnych wątpliwości, że zastosowano wszystkie regulacje jak dla rocznej inwentaryzacji,
– z zarządzenia w sprawie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej musi jasno wynikać fakt, że jest ona równocześnie roczną inwentaryzacją; ale nie tylko poprzez umieszczanie odpowiedniego zapisu wprost, ale także we wszystkich pozostałych wytycznych,
– technika pracy i dokumentowania inwentaryzacji (spisu) zdawczo-odbiorczego nie może odbiegać od tego co byłby wykonane podczas „zwykłego” spisu; przykładowo inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza środków trwałych nie może trwać 1 dzień, podczas gdy zwyczajowo trwała 2 tygodnie.
A zatem to czy inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza będzie mogła zostać zaliczona jako inwentaryzacja roczna, zależy przede wszystkim od odpowiednich zapisów w zarządzeniu w sprawie jej przeprowadzenia, faktycznych przeprowadzonych czynności, a także właściwego udokumentowania.
Piotr Rybicki
Inwentaryzacja w czasie COVID-19 – Rekomendacje Komitetu Standardów Rachunkowości
