Weryfikacja z odpowiednimi dokumentami w praktyce… czyli bardzo pouczające oddalenie wniesionego zastrzeżenia do wystąpienia pokontrolnego

503
views

Uchwała Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu z dnia 2 marca 2022 r. oddalająca wniesione przez Burmistrza Miasta i Gminy Pobiedziska zastrzeżenia z dnia 7 lutego 2022 r. do wystąpienia pokontrolnego z dnia 20 stycznia 2022 r.

Wnosząc zastrzeżenia do wniosku pokontrolnego Nr 1 pkt 3 Burmistrz Miasta i Gminy Pobiedziska podał, że: „Część IV. pkt. 1.3)

W zakresie inwentaryzacji składników majątkowych zapewnić przestrzeganie przepisów art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

Nie zgadzam się z wnioskiem 1.3 i wnoszę o jego wykreślenie.

Uzasadnienie

Każdy z protokołów inwentaryzacji zawierał następujące dane: nr konta z ewidencji księgowej pomocniczej i szczegółowej, nazwę, stan środków wg ewidencji księgowej na 31.12.2020. Pod każdym protokołem umieszczono kserokopie dokumentów wykorzystanych do weryfikacji, których wartość jest zgodna ze stanem środków wg ewidencji księgowej na dzień 31 grudnia 2020 roku.

Inwentaryzacja została przeprowadzona zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości, a z protokołów wynika, iż każde saldo wymienione analitycznie w protokołach jest powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych. Powyższe oznacza, iż w okolicznościach niniejszej sprawy doszło do błędnej wykładni ww przepisu prawa.

Ponadto dodać należy, iż dotychczasowe kontrole nie podnosiły zarzutu, iż inwentaryzacje zostały przeprowadzone niezgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości, a protokoły inwentaryzacji nie były powiązane z zapisami wynikającymi z ewidencji księgowej. Natomiast wzory protokołów i sposób weryfikacji powielone są ze szkoleń przeprowadzanych z zakresu inwentaryzacji.”

Ponadto Burmistrz Miasta i Gminy Pobiedziska wniósł również zastrzeżenia do „wyników kontroli” wskazując, że:

„W odniesieniu do wyników kontroli:

Część I pkt 3

W zakresie przeprowadzonej inwentaryzacji według stanu na dzień 31.12.2020 roku stwierdzono, że z kontrolowanych protokołów weryfikacji oraz z załączonych do nich dokumentów nie wynika w jaki sposób przeprowadzono inwentaryzację oraz czy zapewniła ona porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikacji wartości danych ujętych w ewidencji księgowej stosownie do przepisów art. 27 ust. 1 w związku z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Powyższa nieprawidłowość dotyczyła następujących kontrolowanych protokołów weryfikacji;

3.2 Protokołu inwentaryzacji przeprowadzonej metodą weryfikacji wartości niematerialnych i prawnych (salda konta 020 „Wartości niematerialne i prawne”) gdzie nie podano dokumentów źródłowych, na podstawie których dokonano weryfikacji tych wartości, w protokole podano jedynie jakie wydatki poniesiono w 2020 roku. W dokumentacji inwentaryzacyjnej znajdowały się dołączone wydruki z ewidencji księgowej konta 020 zestawienie wartości niematerialnych i prawnych. Załącznik nie zawierał żadnego porównania danych wynikających ze sporządzonych wydruków z danymi wynikającymi z dowodów źródłowych potwierdzających nabycie licencji oprogramowania.

Wnoszę o uzupełnienie wyników kontroli.

Protokół weryfikacji salda zawierał następujące dane: nr konta z ewidencji księgowej pomocniczej i szczegółowej, nazwę, stan środków wg ewidencji księgowej na 31.12.2020.

Dane zostały zweryfikowane dla roku 2020, natomiast wartość znajdująca się w bilansie otwarcia dla w.w. konta wynika z weryfikacji rocznych – narastająco w kolejnych inwentaryzacjach (latach). Dlatego też protokoły weryfikacji lat poprzednich stanowią dane wyjściowe dla lat kolejnych. Weryfikacja informatyczna prowadzona jest na bieżąco, a użytkowane oprogramowania są wykorzystywane.

Podobnie jak przy weryfikacji konta 080, pkt 3.3) wyników kontroli.

3.4 Protokołu weryfikacji salda konta 240 „Pozostałe rozrachunki”, który nie zawierał wykazu dokumentów wykorzystywanych przy weryfikacji salda tego konta.

Wnoszę o uzupełnienie wyników kontroli.

Protokół weryfikacji salda zawierał następujące dane: nr konta z ewidencji księgowej pomocniczej i szczegółowej, nazwę, stan środków wg ewidencji księgowej na 31.l2.2020. Dane zostały zweryfikowane, a pod protokołem kontroli umieszczono kserokopie dokumentów wykorzystanych do weryfikacji, których wartość jest zgodna ze stanem środków wg ewidencji księgowej konta 240 na dzień 31 grudnia 2020 roku. Informacja dotycząca powyższego znajduje się w Protokole kontroli kompleksowej gospodarki finansowej Gminy Pobiedziska – II.4 Inwentaryzacja, str. 58-60.

Wskazując na powyższe, w ocenie jednostki kontrolowanej nie doszło do stwierdzonych w wystąpieniu pokontrolnym nieprawidłowości naruszających przepisy ustawy z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów i dnia 13.09.2017r., w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, ze szczególnym uwzględnieniem treści art. 27 ust. 1 w zw. z art. 26 ust. 1 pkt. 3 ww ustawy o rachunkowości.”

Opis nieprawidłowości (ustaleń) zawarty został w części I pkt 3 wystąpienia pokontrolnego w brzmieniu:

„W zakresie przeprowadzonej inwentaryzacji według stanu na dzień 31.12.2020 roku stwierdzono, że z kontrolowanych protokołów weryfikacji oraz z załączonych do nich dokumentów nie wynika w jaki sposób przeprowadzono inwentaryzację oraz czy zapewniła ona porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikacji wartości danych ujętych w ewidencji księgowej stosownie do przepisów art. 27 ust. 1 w związku z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Powyższa nieprawidłowość dotyczyła następujących kontrolowanych protokołów weryfikacji:

1) Protokołu inwentaryzacji metodą weryfikacji sald kont 011 „Środki trwałe” gdzie wyszczególniono stan środków trwałych w poszczególnych grupach rodzajowych (inwentaryzacja za rok 2020 była inwentaryzacją okresową, w związku z powyższym środki trwałe o jakich mowa w art. 26 ust. 3 pkt 3 w ramach powyższej inwentaryzacji nie podlegały spisowi z natury). W dokumentacji inwentaryzacyjnej znajdował się m.in. zbiorczy wydruk System SRT – Rejestr środków trwałych z dnia 11.01.2021 r., sporządzony według stanu na dzień 31.12.2020 r. Natomiast z protokołu i załączonych dokumentów nie wynika czy dokonano porównania ewidencji księgowej z dokumentami źródłowymi.

2) Protokołu inwentaryzacji przeprowadzonej metodą weryfikacji wartości niematerialnych i prawnych (salda konta 020 „Wartości niematerialne i prawne”) gdzie nie podano dokumentów źródłowych, na podstawie których dokonano weryfikacji tych wartości, w protokole podano jedynie jakie wydatki poniesiono w 2020 roku. W dokumentacji inwentaryzacyjnej znajdowały się dołączone wydruki z ewidencji księgowej konta 020 zestawienie wartości niematerialnych i prawnych. Załącznik nie zawierał żadnego porównania danych wynikających ze sporządzonych wydruków z danymi wynikającymi z dowodów źródłowych potwierdzających nabycie licencji oprogramowania.

3) Protokołu z weryfikacji salda konta 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” gdzie nie podano wykazu dokumentów wykorzystanych przy jego weryfikacji, jak również nie wskazano czy znajdują się na koncie nakłady, które np. nie przyniosły efektu gospodarczego. Do protokołu załączono kserokopie dokumentów źródłowych (faktur) dotyczące nakładów poniesionych w 2020 roku, natomiast nie załączono dokumentów dotyczących pozostałych nakładów składających się na saldo powyższego konta. Niemniej w trakcie czynności kontrolnych jednostka sporządziła zestawienie dotyczące wydatków poniesionych na zadania inwestycyjne ze wskazaniem dokumentów źródłowych. Ze sporządzonego zestawienia wynika, że wszystkie nakłady ujęte na koncie 080 dotyczą zadań inwestycyjnych będących w trakcie realizacji.

4) Protokołu weryfikacji salda konta 240 „Pozostałe rozrachunki”, który nie zawierał wykazu dokumentów wykorzystywanych przy weryfikacji salda tego konta.”

Stan faktyczny został opisany na stronach 50-54, 58-60 protokołu kontroli i aktach kontroli Nr B.II.17, B.II.19, B.II.21, B.II.25.

Na podstawie nieprawidłowości (ustaleń) zawartych w części I pkt 3 wystąpienia pokontrolnego został sformułowany wniosek pokontrolny Nr 1 pkt 3 w brzmieniu:

„Zobowiązać Skarbnika i służby finansowe do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz przestrzegania zasad zawartych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, ze zm.) oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342), a w szczególności:

(…)

3) W zakresie inwentaryzacji składników majątkowych zapewnić przestrzeganie przepisów art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji odpowiednio dokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.”

Kolegium Izby rozpatrując wniesione zastrzeżenia ustaliło i zważyło co następuje.

Zgodnie z przepisami art. 9 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2137, ze zm.) do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do kolegium izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie. W związku z powyższym brak jest podstaw do zgłaszania zastrzeżeń do „wyników kontroli”.

Sformułowana w części I pkt 3 nieprawidłowość dotyczyła nieprawidłowego udokumentowania inwentaryzacji metodą weryfikacji poszczególnych wymienionych sald kont.

Zgodnie z przepisem art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości inwentaryzację aktywów i pasywów wymienionych w powyższym przepisie przeprowadza się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Natomiast stosownie do przepisu art. 27 ust. 1 ustawy przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

W związku z powyższym, aby uznać, że inwentaryzacja przeprowadzona metodą weryfikacji została należycie udokumentowana winna ona jednoznacznie wskazywać, w oparciu o które dokumenty przeprowadzono weryfikację poszczególnych sald kont księgowych oraz czy kwoty wynikające z ewidencji księgowej są zgodne z dokumentami, w oparciu o które przeprowadzono inwentaryzację. Weryfikacja sald powinna być udokumentowana w sposób niebudzący żadnych wątpliwości co do jej przeprowadzenia, jak i rzetelności dokonanych w ten sposób ustaleń. Jej celem jest stwierdzenie czy posiadane dokumenty potwierdzają wykazane w księgach rachunkowych salda oraz czy są one realne, poprawnie wycenione i wiarygodne.

Kolegium Izby po dokonaniu analizy dokumentacji znajdującej się w posiadaniu Izby, w tym protokołu oraz akt kontroli, które stanowiły podstawę do sformułowania wyżej wymienionych nieprawidłowości oraz wniosku pokontrolnego wskazuje, że nieprawidłowości dotyczące nienależytego udokumentowania inwentaryzacji przeprowadzonej metodą weryfikacji zostały ustalone prawidłowo, a sformułowany na ich podstawie wniosek pokontrolny jest zasadny.

Nieprawidłowość dotycząca nienależytego udokumentowania przeprowadzonej inwentaryzacji dotyczyła weryfikacji sald kont: 011 „Środki trwałe”, 020 „Wartości niematerialne i prawne”, 080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”, 240 „Pozostałe rozrachunki”.

W zakresie protokołu inwentaryzacji metodą weryfikacji salda konta 011, kontrola wykazała że zawierał on jedynie wskazanie stanów kont analitycznych prowadzonych do konta 011 według stanu na dzień 31.12.2020 r. Ponadto do powyższego protokołu załączono:

− wydruk z programu System SRT – REJESTR ŚRODKÓW TRWAŁYCH o nazwie „Zestawienia sumaryczne dla pola: TYP” zawierający podsumowania dla poszczególnych grup środków trwałych m.in. „WARTOSC_BO”, „ZWIEKSZENIA”, ZMNIEJSZENIA”, „WARTOSC_BZ”, − wydruk z programu Radix FKB+ o nazwie „ZESTAWIENIE STANÓW KONT

– SUBSYNTETYCZNE (ZADANIE)” sporządzony za okres od 01.01.2020 r. do 31.12.2020 r. dla kont analitycznych prowadzonych do konta 011. Na wydruku była ręczna adnotacja o treści „saldo zgodne na dzień 31.12.2020 r.”,

− „INFORMACJA Dotycząca stanu mienia na 31 grudnia 2020 r.” podpisana przez Burmistrza dotycząca zmian dokonanych w roku 2020 dotyczących nieruchomości Gminy.

Z powyższego protokołu oraz załączonych do niego wydruków a także informacji, nie wynika na czym polegała przeprowadzona metodą weryfikacji inwentaryzacja powyższego konta oraz to z jakimi dokumentami źródłowymi porównano salda powyższego konta.

W zakresie konta 011 wskazać należy, że zgodnie z przepisem art. 26 ust. 1 pkt 3 inwentaryzacji metodą weryfikacji podlegają m.in. środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości. Ponadto wskazać należy, że skoro w roku 2020 nie przeprowadzono spisu z natury innych niż wyżej wskazane środki trwałe, zasadnym byłoby dokonanie weryfikacji również niewymienionych w powyższym przepisie środków trwałych.

Również przepisy § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2020 r. poz. 342) nakładają obowiązek aby inwentaryzacja nieruchomości zapewniała porównanie danych wynikających z ewidencji księgowej z ewidencją gminnego zasobu nieruchomości. Z dokumentacji inwentaryzacyjnej nie wynika czy takie porównanie zostało dokonane.

W zakresie protokołu inwentaryzacji metodą weryfikacji salda konta 020 kontrola wykazała, że zawierał on m.in.:

− zestawienie wydatków na zakup wartości niematerialnych i prawnych dokonanych w roku 2020 na łączną kwotę 21.196,97 zł,

− wskazanie wysokości salda Wn konta 020 oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości niematerialnych i prawnych dokonanych w roku 2020,

− adnotację o braku różnic inwentaryzacyjnych.

Do protokołu załączono m.in. wydruki za rok 2020 z ewidencji prowadzonej w programie Radix FKB+ oraz z ewidencji pomocniczej a także kserokopie faktur dotyczących nabycia w roku 2020 wartości niematerialnych i prawnych.

W protokole nie odnoszono się do salda konta 020 oraz jego poprawności, a jedynie do zmian dokonanych w roku 2020. Przeprowadzona inwentaryzacja winna zapewnić weryfikację całego salda wynikającego z ewidencji księgowej, a nie jedynie jego części dotyczącej roku, za który przeprowadzono inwentaryzację.

Wskazać należy, że powyższa dokumentacja nie zawierała żadnego (z wyjątkiem roku 2020) porównania danych wynikających ze sporządzonych wydruków ewidencji z danymi wynikającymi z dowodów źródłowych potwierdzających nabycie licencji oprogramowania (np. faktury). Należy zauważyć, że sporządzenie wydruków księgowych nie jest przeprowadzeniem inwentaryzacji, gdyż księgi inwentarzowe są ewidencją księgową stanu majątkowego, a nie dokumentem źródłowym, na podstawie którego aktywa zostały ujęte w księgach rachunkowych.

Powyższe błędne działanie zostało również potwierdzone w złożonych zastrzeżeniach gdzie wskazano m.in., że: „Dane zostały zweryfikowane dla roku 2020, natomiast wartość znajdująca się w bilansie otwarcia dla ww. konta wynika z weryfikacji rocznych – narastająco w kolejnych inwentaryzacjach (latach). Dlatego też protokoły weryfikacji lat poprzednich stanowią dane wyjściowe dla lat kolejnych. Weryfikacja informatyczna prowadzona jest na bieżąco, a użytkowane oprogramowania są wykorzystywane.”.

Powyższa argumentacja pomija fakt, że inwentaryzacja przeprowadzona na ostatni dzień każdego roku winna zapewnić sprawdzenie poprawności stanów ujętych na poszczególnych kontach. Pomimo, że inwentaryzacje przeprowadzone w latach wcześniejszych wskazywały na poprawność sald składających się na bilans otwarcia danego roku, w danym roku mogły wystąpić zdarzenia skutkujące koniecznością np. odpisania z ewidencji księgowej danej wartości niematerialnej i prawnej nabytej w latach wcześniejszych w związku z utratą możliwości jej wykorzystania (z przyczyn obiektywnych).

W zakresie protokołu inwentaryzacji metodą weryfikacji salda konta 080 kontrola wykazała, że zawierał on m.in.:

− zestawienie zawierające kolumny „Nazwa zadania inwestycyjnego”, „Nr konta z ewidencji księgowej pomocniczej i szczegółowej” oraz „Wartość nakładów na zadanie inwestycyjne” (z podziałem na „z ewidencji księgowej” oraz „z dokumentów źródłowych”),

− wskazanie wysokości salda Wn konta 080,

− adnotację o braku różnic inwentaryzacyjnych.

Przy protokole z inwentaryzacji znajdowały się również kserokopie faktur, które dotyczyły wydatków poniesionych w 2020 roku, natomiast brak było dokumentów źródłowych dotyczących wydatków poniesionych na inwestycje w latach wcześniejszych.

W protokole z weryfikacji sald konta 080 nie wskazano dokumentów będących podstawą przeprowadzonej weryfikacji jak również w żaden sposób nie wskazano na czym przeprowadzona weryfikacji polegała. Z protokołu nie wynikało również czy wszystkie zadania inwestycyjne są w trakcie realizacji oraz czy nie wystąpiły zdarzenia mające wpływ na zaniechanie, któregoś z zadań.

Dopiero w czasie trwania czynności kontrolnych sporządzono zestawienie wszystkich dokumentów (faktur) z których wynikało saldo konta 080 oraz zawarto w nim informację, że wszystkie zadania są w trakcie realizacji.

W zakresie protokołu inwentaryzacji metodą weryfikacji salda konta 240 kontrola wykazała, że zawierał on jedynie zestawienie składające się z kolumn: „Nr konta z ewidencji księgowej pomocniczej i szczegółowej”, „Nazwa”, „Stan środków wg ewidencji księgowej na 31.12.2020”.

W powyższym protokole nie wskazano dokumentów będących podstawą weryfikacji sald konta 240, nie wskazano również w nim informacji w jaki sposób powyższa weryfikacja została przeprowadzona.

Z powyższych względów, zdaniem Kolegium Izby, zastrzeżenie nie zasługuje na uwzględnienie a sformułowany na podstawie opisu nieprawidłowości w części I pkt 3 wystąpienia wniosek pokontrolny Nr 1 pkt 3 jest zasadny i podstawa prawna przy jego formułowaniu była prawidłowa.”

Źródło: https://bip.poznan.rio.gov.pl/?a=29597