W obowiązujących w jednostce zasadach rachunkowości przyjęto również rozwiązanie, według którego jednostka nie prowadzi magazynu materiałów – paliwo zatankowane do zbiorników samochodów stanowi koszt zużycia materiałów, a składniki rzeczowych aktywów obrotowych nie podlegają korekcie kosztów na dzień bilansowy. W trakcie kontroli stwierdzono, że na koniec roku, w związku z przyjętym rozwiązaniem, nie jest dokonywana inwentaryzacja paliwa. W złożonych wyjaśnieniach Skarbnik Gminy wskazała, że to uproszenie nie wywiera istotnego ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego jednostki. Zapas zbliżonej wielkości występuje na przełomie każdego roku. Ponadto Gmina nie ma magazynu ze zbiornikami, w których gromadzi paliwo, a zakupione paliwo jest bezpośrednio wlewane do baku samochodu, to paliwo nie stanowi w tym momencie aktywa jednostki, ale jest to materiał przeznaczony do zużycia, który jest bezpośrednio księgowany w koszty działalności operacyjnej. Biorąc to pod uwagę, a także uwzględniając, że: – są to z reguły kwoty nieistotne, niezniekształcające rzeczywistego stanu majątku, – trudno jest dokładnie ustalić ilość pozostałego w baku paliwa, – wykorzystanie paliwa ma charakter ciągły, powtarzający się z miesiąca na miesiąc i z roku na rok mniej więcej w podobnej wielkości, należy uznać, że paliwo znajdujące się w bakach samochodów służbowych nie podlega inwentaryzacji według zasad wynikających z art. 26 ust. 1 pkt 1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Odnosząc się do złożonych wyjaśnień należy wskazać, że zapisy polityki rachunkowości określają jedynie, że o wartość składników rzeczowych aktywów obrotowych nie dokonuje się korekty kosztów na dzień bilansowy, o czym stanowi art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy. Aby w ogóle powstała możliwość zrezygnowania z korekty kosztów niezbędne jest ustalenie stanu materiałów w drodze inwentaryzacji i dokonanie jego wyceny. Uproszczenie zapisane w regulacjach Urzędu Gminy Piątnica nie jest równoznaczne z rezygnacją z obowiązku przeprowadzenia na dzień bilansowy inwentaryzacji materiałów odpisywanych w koszty w momencie zakupu. W przyjętych zasadach nie odniesiono się do obowiązku inwentaryzacji wynikającego z art. 26 ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Funkcją inwentaryzacji nie jest tylko dokonanie ewidencyjnej korekty kosztów, lecz także zapobieganie niepożądanym zjawiskom w zakresie gospodarowania składnikami majątkowymi. Warto też zwrócić uwagę na fakt, że przyjęcie zasady tankowania baków paliwa do pełna na koniec rok umożliwia precyzyjne określenie jego ilości. Niezależnie od tego, w ocenie Izby dopuszczalne jest przyjęcie uproszczenia polegającego również na zaniechaniu inwentaryzowania paliwa w zbiornikach pojazdów (w sytuacji prowadzenia rzetelnej i wiarygodnej bieżącej ewidencji paliwa i jego zużycia), jednakże rozwiązanie takie powinno być zapisane jasno w przepisach wewnętrznych – str. 12 protokołu kontroli.
Zobacz również
