Na prośbę uczestników szkoleń – przykładowy protokół z weryfikacji – uzupełniony o komentarz.
By służyło! I zapraszam do współpracy.
Piotr Rybicki
Ustawa o rachunkowości
Art. 26. 1. Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:
3) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Art. 27. 1. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.
Krajowy Standard Rachunkowości nr 11
10.17. Metoda weryfikacji polega na porównaniu stanów wynikających z ksiąg rachunkowych dotyczących poszczególnych obiektów inwentarzowych z danymi wynikającymi ze stosownych dokumentów źródłowych stanowiących podstawę ich zapisu w księgach, a następnie – na ocenie rzeczywistej wartości tych obiektów.
Wyjaśnienia MF
(2021) Należy jednak zaznaczyć, że w latach, w których nie przeprowadza się spisu z natury, środki trwałe inwentaryzuje się metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej ich wartości. (całość na: https://inwentaryzacja.info.pl/2021/02/czy-w-roku-w-ktorym-nie-przypada-termin-inwentaryzacji-srodkow-trwalych-na-terenie-strzezonym-nalezy-dokonac-inwentaryzacji-tych-srodkow-w-formie-weryfikacji/)
(2020) Oznacza to, że w przypadku jednostek budżetowych, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, inwentaryzacja składników aktywów drogą weryfikacji powinna zostać przeprowadzona na dzień 31 grudnia danego roku obrotowego (kalendarzowego). (całość na: https://inwentaryzacja.info.pl/2020/10/jakie-sa-terminy-przeprowadzenia-i-udokumentowania-inwentaryzacji-aktywow-droga-weryfikacji-lub-potwierdzenia-salda-wedlug-stanu-na-dzien-bilansowy-w-jednostkach-budzetowych/)
Wystąpienia pokontrolne RIO (przykłady)
2022 – RIO Białystok https://inwentaryzacja.info.pl/2022/06/weryfikacja-dzien-inwentaryzacji-rozpoczecie-spisu-z-natury-przed-wydaniem-zarzadzenia-niedobory-a-likwidacja-rozliczenie-inwentaryzacji-przechowywanie-dokumentacji/
Kontrola prawidłowości przeprowadzania inwentaryzacji wykazała brak dowodów na przeprowadzenie na ostatni dzień 2021 r. inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Z załączonego do protokołu kontroli zestawienia obrotów i sald wynika, że w świetle przepisów art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości tą metodą powinny być zinwentaryzowane salda kont 020, 071, 072, 201, 225, 229, 231, 800, 851 i 860.
2022 – RIO Poznań https://inwentaryzacja.info.pl/2022/03/weryfikacja-z-odpowiednimi-dokumentami-w-praktyce-czyli-bardzo-pouczajace-oddalenie-wniesionego-zastrzezenia-do-wystapienia-pokontrolnego/
Protokołu inwentaryzacji przeprowadzonej metodą weryfikacji wartości niematerialnych i prawnych (salda konta 020 „Wartości niematerialne i prawne”) gdzie nie podano dokumentów źródłowych, na podstawie których dokonano weryfikacji tych wartości, w protokole podano jedynie jakie wydatki poniesiono w 2020 roku. W dokumentacji inwentaryzacyjnej znajdowały się dołączone wydruki z ewidencji księgowej konta 020 zestawienie wartości niematerialnych i prawnych. Załącznik nie zawierał żadnego porównania danych wynikających ze sporządzonych wydruków z danymi wynikającymi z dowodów źródłowych potwierdzających nabycie licencji oprogramowania
2021 – RIO Kraków https://inwentaryzacja.info.pl/2021/12/weryfikacja-gruntow-bez-ich-weryfikacji/
Prawidłowo przeprowadzona inwentaryzacja powinna była doprowadzić do ujawnienia ww. gruntów w roku ich nabycia przez Gminę i skutkować ujęciem ich w księgach rachunkowych tego samego roku. Faktycznie ujęcie (lub wyksięgowanie) z ewidencji księgowej Urzędu nabytych (lub zbytych) działek nastąpiło dopiero w 2019 r.
2021 – RIO Łódź https://inwentaryzacja.info.pl/2021/05/jak-ma-wygladac-weryfikacja-z-odpowiednimi-dokumentami/
Wydruk został sporządzony w dniu 3 lutego 2020 roku i zawierał 1.724 pozycje o łącznej wartości 59.379.434,00 zł. Prócz powyższego dokumentacja nie zawierała udokumentowania czynności polegających na porównaniu danych zawartych w księgach rachunkowych z dokumentami źródłowymi potwierdzającymi posiadanie poszczególnych gruntów.
Orzeczenie Głownej Komisji Orzekającej
(2023) Z tego względu dokumenty „odpowiednie” to takie, które pozwalają na zidentyfikowanie stanu rzeczywistego, a co za tym idzie możliwie najmniej wtórne wobec dokumentów nabycia prawa do nieruchomości. Taki powinien być, zdaniem GKO, wzorzec postępowania – porównanie powinno obejmować zapisy księgowe z dokumentami nabycia prawa. Jednostka może sobie uprościć procedurę w dowolny sposób, pod warunkiem, że dokumenty zbiorcze, zestawienia czy inne źródła danych, od stanu rzeczywistego nie będą odbiegać.
Podsumowując powyższe GKO podkreśla, że osoba realizująca obowiązki inwetaryzacyjne obowiązana jest skorzystać z takich danych źródłowych, by spis oddawał najwierniej rzeczywistość. Wszelkie upraszczania obowiązków przez korzystanie z zestawień wiążą się z ryzykiem błędu, zaś skutki decyzji o takim upraszczaniu obciążają inwentaryzującego, jako osobę, która na nie się decyduje. (całość na: https://inwentaryzacja.info.pl/2023/09/odpowiednie-dokumenty-czyli-co-2023/)
Zapraszam do współpracy!
